ARCHIWISTA

Numer:
StPr/25/1391

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę na czas określony

Wynagrodzenie:
od 4 780 PLN
+ dodatek za wieloletnią pracę. Dodatek przysługuje w wysokości 5% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego po 5-ciu latach pracy.

Zakres obowiązków:
Prowadzenie archiwum zakładowego Powiatowego Urzędu Pracy w Kaliszu zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Instrukcją o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego oraz obowiązującą Instrukcją kancelaryjną. Opracowywanie w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych rocznego terminarza przekazania akt spraw do archiwum zakładowego oraz nadzór nad terminowym przekazywaniem akt spraw do archiwum zakładowego. Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowywanie do przekazania do archiwum zakładowego. Utrzymywanie stałej współpracy z komórkami organizacyjnymi w przedmiocie postępowania z wszelką dokumentacją. Przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego. Przechowywanie i zabezpieczanie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej do celów służbowych. Współpraca przy porządkowaniu dokumentacji niewłaściwie opracowywanych. Inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwum zakładowym oraz udział w komisyjnym jej brakowaniu. Przekazywanie wybrakowanych materiałów do zniszczenia lub przekazywania na makulaturę. Skanowanie akt przekazywanych do Archiwum. Przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego. Podjęcie właściwych czynności w przypadku stwierdzenia: straty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do pomieszczeń archiwum, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób.
Stała, bieżąca współpraca z Archiwum Państwowym. Sprawdzanie prawidłowości zakwalifikowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz stanu przed przyjęciem ich z komórek organizacyjnych. Udzielanie pomocy komórkom organizacyjnym przy przygotowaniu akt do przekazania do archiwum zakładowego. Dbanie o mienie i bezpieczeństwo archiwum zakładowego. Sporządzanie do 31 stycznia każdego roku rocznego sprawozdania z działalności archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami nadrzędnymi oraz przekazanie sprawozdania do Archiwum Państwowego. Wykonywanie okresowego przeglądu dokumentacji w postaci nieelektronicznej w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe. Codzienne wykonywanie pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w pomieszczeniach archiwum zakładowego oraz prowadzenie rejestrów pomiarów. Przygotowywanie dokumentacji do ekspertyzy archiwalnej. Znajomość struktury organizacyjnej Urzędu oraz instrukcji kancelaryjnej wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt. Wykonywanie innych zadań mających merytoryczny związek z podstawowym zakresem obowiązków zleconych przez Kierownika Działu. Samokształcenie w zakresie obowiązujących przepisów prawa. Prowadzenie ewidencji spraw realizowanych w ramach zadań stanowiska. Zapewnienie ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującą w urzędzie Polityką Bezpieczeństwa Informacji. Przestrzeganie zasad dotyczących ochrony informacji niejawnych. Realizacja zadań z zakresu kontroli zarządczej zgodnie z wprowadzonymi zarządzeniami i standardami. Kontakty wewnętrzne z pracownikami urzędu w zakresie wynikającym z opisu stanowiska pracy. Kontakty zewnętrzne z osobami i instytucjami w zakresie wynikającym z opisu stanowiska pracy.


Miejsce pracy:
Staszica 47A, 62-800 Kalisz, powiat: m. Kalisz, woj: wielkopolskie

Pracodawca:
POWIATOWY URZĄD PRACY W KALISZU

Liczba godzin pracy w tygodniu:
40

Wymagania konieczne:

• wykształcenie: średnie ogólnokształcące
• Treść ogłoszenia wra z załącznikami dostępna jest na stronie internetowej: https://bip.pup.kalisz.pl/praca_w_pup/ogloszenia_o_pracy_pup Wymagania niezbędne: Wykształcenie minimum średnie, umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku; ukończony kurs kancelaryjno - archiwalny I stopnia. Wymagana znajomość przepisów: ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów wykonawczych do ustawy, Rozp orządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, Rozporządzenia MSWiA w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy z dnia 20 marca 2025r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia i aktów wykonawczych w zakresie realizowanych zadań, znajomość obsługi komputera. Wymagania inne: posiadanie obywatelstwa polskiego, o pracę na ww. stanowisku może ubiegać się również obywatel Unii Europejskiej oraz obywatel innych państw, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Na potwierdzenie znajomości języka polskiego osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego zobowiązana jest załączyć dokument, o którym mowa w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 kwietnia 2009r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej (Dz.U. z 2009r., Nr 64, poz. 539), tj. certyfikat znajomości języka polskiego poświadczający zdany egzamin z języka polskiego na poziomie średnim, ogólnym lub zaawansowanym, dokument potwierdzający ukończenie studiów wyższych prowadzonych w języku polskim, świadectwo dojrzałości uzyskane w polskim systemie oświaty lub świadectwo nabycia uprawnień do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego wydanego przez Ministra Sprawiedliwości, posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych, kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, osiadanie nieposzlakowanej opinii. Wymagania dodatkowe: samodzielność, sumienność, obowiązkowość, dyskrecja, umiejętność dobrej organizacji pracy własnej, komunikatywność, odporność na stres, pewność siebie, asertywność, spostrzegawczość, zaangażowanie. Wymagania pożądane: mile widziani kandydaci posiadający: wykształcenie o kierunku administracyjnym, ekonomicznym, ukończony kurs II stopnia kancelaryjno-archiwalny, staż pracy w administracji, doświadczenie w pracy związanej z archiwizowaniem dokumentów, obsługa programów do archiwizacji akt osób bezrobotnych i poszukujących pracy, znajomość specyfiki pracy archiwum zakładowego, umiejętność sprawnego planowania i organizacji pracy, bardzo dobra znajomość obsługi komputera i urządzeń biurowych.

Inne wymagania:
Treść ogłoszenia wra z załącznikami dostępna jest na stronie internetowej: https://bip.pup.kalisz.pl/praca_w_pup/ogloszenia_o_pracy_pup Wymagania niezbędne: Wykształcenie minimum średnie, umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku; ukończony kurs kancelaryjno - archiwalny I stopnia. Wymagana znajomość przepisów: ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów wykonawczych do ustawy, Rozp orządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, Rozporządzenia MSWiA w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy z dnia 20 marca 2025r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia i aktów wykonawczych w zakresie realizowanych zadań, znajomość obsługi komputera. Wymagania inne: posiadanie obywatelstwa polskiego, o pracę na ww. stanowisku może ubiegać się również obywatel Unii Europejskiej oraz obywatel innych państw, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Na potwierdzenie znajomości języka polskiego osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego zobowiązana jest załączyć dokument, o którym mowa w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 kwietnia 2009r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej (Dz.U. z 2009r., Nr 64, poz. 539), tj. certyfikat znajomości języka polskiego poświadczający zdany egzamin z języka polskiego na poziomie średnim, ogólnym lub zaawansowanym, dokument potwierdzający ukończenie studiów wyższych prowadzonych w języku polskim, świadectwo dojrzałości uzyskane w polskim systemie oświaty lub świadectwo nabycia uprawnień do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego wydanego przez Ministra Sprawiedliwości, posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych, kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, osiadanie nieposzlakowanej opinii. Wymagania dodatkowe: samodzielność, sumienność, obowiązkowość, dyskrecja, umiejętność dobrej organizacji pracy własnej, komunikatywność, odporność na stres, pewność siebie, asertywność, spostrzegawczość, zaangażowanie. Wymagania pożądane: mile widziani kandydaci posiadający: wykształcenie o kierunku administracyjnym, ekonomicznym, ukończony kurs II stopnia kancelaryjno-archiwalny, staż pracy w administracji, doświadczenie w pracy związanej z archiwizowaniem dokumentów, obsługa programów do archiwizacji akt osób bezrobotnych i poszukujących pracy, znajomość specyfiki pracy archiwum zakładowego, umiejętność sprawnego planowania i organizacji pracy, bardzo dobra znajomość obsługi komputera i urządzeń biurowych.

Sposób aplikowania:
bezpośrednio do pracodawcy

Osoba do kontaktu:
Ewa Przybyła

Nr telefonu:
62 768 97 58

Wymagane dokumenty:
Wymagane dokumenty: - list motywacyjny, - kwestionariusz osobowy (wzór kwestionariusza można pobrać na stronie www.bip.pup.kalisz.pl), - kserokopie świadectw pracy oraz zaświadczeń o okresach podlegających zaliczeniu do stażu pracy na równi z zatrudnieniem, - kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie, - kserokopie innych dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe i umiejętności (np. zaświadczeń o ukończonych kursach, szkoleniach) jeśli kandydat takie posiada, - oświadczenie kandydata o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych, (wzór oświadczenia można pobrać na stronie www.bip.pup.kalisz.pl), - oświadczenie kandydata na okoliczność braku skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, (wzór oświadczenia można pobrać na stronie www.bip.pup.kalisz.pl), - zaświadczenie o ukończonym kursie kancelaryjno-archiwalnym I stopnia. W celu ułatwienia kontaktu z kandydatami prosi się o podanie adresu mailowego lub numeru telefonu. W przypadku przekazania przez Państwa informacji dotyczących swojej osoby innych niż wynikające z określonych w ogłoszeniu wymagań związanych ze stanowiskiem wskazanych w Kwestionariuszu osobowym dla osób ubiegających się o zatrudnienie należy do dokumentów załączyć klauzulę następującej treści: Zgoda na przetwarzanie danych: Wyrażam zgodę na przetwarzanie podanych przez mnie danych osobowych przez Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kaliszu, w celu przeprowadzenia naboru na wolne stanowisko pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kaliszu, na które aplikuję (zgoda dotyczy danych, które nie są zawarte w art. 22 1 § 1 Kodeksu Pracy). Dane zawarte w dokumentach aplikacyjnych podaję dobrowolnie. Ponadto oświadczam, iż zapoznałam/em się z zamieszczoną w ogłoszeniu klauzulą informacyjną. W celu ułatwienia kontaktu z kandydatami prosi się o podanie adresu mailowego lub numeru telefonu. Miejsce składania dokumentów Powiatowy Urząd Pracy w Kaliszu, ul. Staszica 47 A, Dział Organizacyjno-Administracyjny, Kancelaria I piętro. Na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów informujemy, że w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kaliszu obowiązuje Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, stanowiąca załącznik do Zarządzenia nr 35/2024 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kaliszu z dnia 28 września 2024r.. Procedura jest opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej Powiatowego Urzędu Pracy w Kaliszu. Termin składania dokumentów: do dnia 09.10.2025r. Dokumenty mogą być dostarczone do Powiatowego Urzędu Pracy w Kaliszu osobiście lub za pośrednictwem operatora pocztowego. Dla dokumentów przesłanych za pośrednictwem operatora pocztowego terminem wiążącym jest data wpływu do Powiatowego Urzędu Pracy w Kaliszu a nie data nadania. Opakowanie zawierające dokumenty winno zawierać dopisek: Dotyczy naboru na stanowisko: archiwista w Dziale Organizacyjno-Administracyjnym. Dokumenty, które wpłyną do Powiatowego Urzędu Pracy w Kaliszu po wyżej określonym terminie, nie będą rozpatrywane. Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (http://www.bip.pup.kalisz.pl) oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy w Kaliszu, ul. Staszica 47A. Zgodnie z art. 13 ust 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych ( Dz.U. z 2024r., poz. 1135) informacje o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, stanowią informację publiczną w zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem określonym w niniejszym ogłoszeniu. Uwagi: Wszystkie oświadczenia, list motywacyjny, kwestionariusz osobowy należy opatrzyć (pod ich treścią) własnoręcznym podpisem.

Sposób przekazania dokumentów:
Preferowane formy kontaktu: telefon, inny - https://bip.pup.kalisz.pl/praca_w_pup/ogloszenia_o_pracy_pup, Termin: do 09.10.2025