GŁÓWNY SPECJALISTA W DZIALE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W WYDZIALE ORGANIZACYJNYM (K/M)

Numer:
StPr/26/0778

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę na czas określony

Wynagrodzenie:
od 5 040 PLN
- wynagrodzenie zasadnicze minimalnie 5040 zł brutto + dodatek funkcyjny + dodatek za wysługę lat zgodnie z Regulaminem Wynagradzania Pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego (Zarządzenie nr 45/2023 Marszałka Województwa Dolnośląskiego z dnia 11 lipca 2023 r.)

Zakres obowiązków:
WSZYSTKIE INFORMACJE DOTYCZĄCE NABORU ORAZ WYKAZ NIEZBĘDNYCH DOKUMENTÓW, KTÓRE MUSI ZAWIERAĆ APLIKACJA, znajdziesz pod poniższym linkiem. (UWAGA! Link jest nieaktywny i należy go skopiować do przeglądarki internetowej):

https://bip.dolnyslask.pl/a,143934,glowny-specjalista-w-dziale-zarzadzania-dokumentacja-w-wydziale-organizacyjnym.html

Zakres zadań przewidzianych dla w/w stanowiska obejmuje m.in.:
1. Przejmowanie do archiwum zakładowego dokumentacji papierowej, elektronicznej zgromadzonej na informatycznych nośnikach danych oraz elektronicznej zgromadzonej w systemie EZD PUW.
2. Współpracę z komórkami organizacyjnymi UMWD w zakresie udzielania wiążących informacji, dotyczących właściwego zarchiwizowania zgromadzonych dokumentów oraz ich przekazywania do archiwum zakładowego.
3. Udzielanie instrukcji pracownikom Urzędu w zakresie poprawnego korzystania z funkcjonalności systemu EZD PUW.
4. Dokonywanie bieżącej weryfikacji poprawnego korzystania z funkcjonalności systemu EZD PUW i stanów kont poszczególnych pracowników oraz cykliczne raportowanie wyników Koordynatorowi Zespołu ds. utrzymania systemu EZD PUW.
5. Opracowywanie programu szkoleń i ich prowadzenie dla użytkowników systemu EZD PUW w zakresie jego funkcjonalności.
6. Przyjmowanie zgłoszeń dotyczących problemów związanych z działaniem systemu EZD PUW i udzielanie odpowiedzi zgodnie z kompetencjami.
7. Sprawdzanie w systemie EZD PUW kont pracowników przed zakończeniem stosunku pracy.
8. Opracowywanie przyjętej dokumentacji, nadawanie aktom odpowiednich sygnatur.
9. Prowadzenie ewidencji archiwalnej.
10. Sprawdzanie prawidłowości zakwalifikowania dokumentów do odpowiednich kategorii archiwalnych.
11. Wykonywanie zaleceń pokontrolnych wydanych przez Archiwum Państwowe w zakresie porządkowania akt i przygotowania właściwej ewidencji archiwalnej.
12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w archiwum zakładowym UMWD.
13. Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.
14. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej.
15. Archiwizację akt na poziomie komórki organizacyjnej.
16. Zabezpieczanie akt przed zniszczeniem.
17. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym.

Praca w godz.: 7:30-15:30 z możliwością zmiany na indywidualny wniosek pracownika.

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Dolnośląskiego w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w marcu 2026 r., jest niższy niż 6%. Pierwszeństwo w zatrudnieniu będzie przysługiwało osobie niepełnosprawnej, o ile zostanie ona wskazana w gronie nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu wymagania dodatkowe.

Informacja o warunkach pracy na stanowisku:
1. Praca w pozycji siedzącej, przy obsłudze komputera powyżej 4 godzin dziennie.
2. Częstotliwość wyjazdów służbowych: okazjonalna.

Dokumenty należy składać w Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego przy Wybrzeżu J. Słowackiego 12-14, w zamkniętej kopercie z napisem: Nabór na stanowisko: Główny Specjalista w Dziale Zarządzania Dokumentacją w Wydziale Organizacyjnym z dopiskiem NIE OTWIERAĆ, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 27 kwietnia 2026 r. do godz. 15.00.

Oferty, które wpłyną do Urzędu po terminie i/lub w innej formie niż wskazane w ogłoszeniu
o naborze, nie będą rozpatrywane.

Informacja o wyniku naboru zostanie zamieszczona na stronie internetowej www.umwd.dolnyslask.pl w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego we Wrocławiu przy Wybrzeżu J. Słowackiego 12-14, 50-411 Wrocław.

Oferta dostępna w sali E, C, A.

Miejsce pracy:
ul. Wybrzeże Juliusza Słowackiego 12-14, 50-411 Wrocław, powiat: m. Wrocław, woj: dolnośląskie

Pracodawca:
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego

Liczba godzin pracy w tygodniu:
40

Wymagania konieczne:

• wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
• zawód: Specjalista administracji publicznej
• WYMAGANIA NIEZBĘDNE: 1. Posiadać wykształcenie wyższe. 2. Posiadać minimum 4-letni staż pracy. 3. Posiadać doświadczenie w pracy w archiwum zakładowym. 4. Posiadać znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresie działania archiwów zakładowych. 5. Posiadać wiedzę z zakresu administracji publicznej, ze szczególnym uwzględnieniem samorządu województwa. 6. Posiadać bardzo dobra znajomość zadań, struktury i organizacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego. 7. Posiadać znajomość obsługi komputera, urządzeń teleinformatycznych oraz innych urządzeń biurowych. WYMAGANIA DODATKOWE: 1. Posiadać ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia. 2. Posiadać minimum 3-letnie doświadczenie w pracy w archiwum zakładowym.

Inne wymagania:
WYMAGANIA NIEZBĘDNE: 1. Posiadać wykształcenie wyższe. 2. Posiadać minimum 4-letni staż pracy. 3. Posiadać doświadczenie w pracy w archiwum zakładowym. 4. Posiadać znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresie działania archiwów zakładowych. 5. Posiadać wiedzę z zakresu administracji publicznej, ze szczególnym uwzględnieniem samorządu województwa. 6. Posiadać bardzo dobra znajomość zadań, struktury i organizacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego. 7. Posiadać znajomość obsługi komputera, urządzeń teleinformatycznych oraz innych urządzeń biurowych. WYMAGANIA DODATKOWE: 1. Posiadać ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia. 2. Posiadać minimum 3-letnie doświadczenie w pracy w archiwum zakładowym.

Sposób aplikowania:
bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty:
1. list motywacyjny poświadczony własnoręcznym podpisem, 2. kwestionariusz osobowy - wg załączonego wzoru, 3. kopia dokumentów potwierdzających wymagane: a. wykształcenie, b. staż pracy (w szczególności świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu, zaświadczenia z ZUS o doliczenia okresów do stażu pracy), c. doświadczenie w pracy w archiwum zakładowym (w szczególności zakresy czynności, zaświadczenia, świadectwa pracy), 4. kopia dokumentów potwierdzających niepełnosprawność, w przypadku osób chcących skorzystać z przysługującego uprawnienia, 5. oświadczenie, iż świadomie i dobrowolnie wyrażona została zgoda na przetwarzanie danych osobowych, w zakresie przekazanym w ofercie złożonej w naborze na wolne stanowisko, przez Marszałka Województwa Dolnośląskiego z siedzibą we Wrocławiu 50-411, Wybrzeże J. Słowackiego 12-14, Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego, w celu naboru na ww. stanowisko oraz zatrudnienia. Z jednoczesnym oświadczeniem, iż osoba kandydująca została poinformowana możliwości cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie - poświadczone własnoręcznym podpisem - wg załączonego wzoru. Dodatkowe dokumenty w przypadku posiadania przez osobę kandydującą: 1. Ukończonego kursu kancelaryjno-archiwalnego I i II stopnia (zaświadczenie o ukończeniu kursu lub certyfikat). 2. Minimum 3-letniego doświadczenia w pracy w archiwum zakładowym (w szczególności zaświadczenia ze wskazanym okresem, świadectwa pracy). WSZYSTKIE INFORMACJE DOTYCZĄCE NABORU ORAZ WYKAZ NIEZBĘDNYCH DOKUMENTÓW, KTÓRE MUSI ZAWIERAĆ APLIKACJA, znajdziesz pod poniższym linkiem. (UWAGA! Link jest nieaktywny i należy go skopiować do przeglądarki internetowej): https://bip.dolnyslask.pl/a,143934,glowny-specjalista-w-dziale-zarzadzania-dokumentacja-w-wydziale-organizacyjnym.html

Sposób przekazania dokumentów:
Preferowane formy kontaktu: osobiście, poczta