KIEROWNIK DZIAŁU ADMINISTRACJI I EKSPLOATACJI (K/M)

Numer:
StPr/26/8998

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę na okres próbny

Wynagrodzenie:
od 7 100 PLN

Zakres obowiązków:
Zarządzanie zespołem pracowniczym:
- Organizacja pracy działu, w tym opracowywanie harmonogramów pracy, przydzielanie pracy podległym Pracownikom i nadzór nad efektywnym wykorzystaniem czasu pracy podległych Pracowników.
- Koordynowanie podziału zadań w ramach Działu oraz współpracy z pracownikami innych komórek organizacyjnych NCK Gdańsk zaangażowanych w realizację projektów i działań Działu poprzez dokonywanie podziału zadań między Pracowników działu, w tym powoływanie zespołów projektowych, ustalanie szczegółowych zakresów obowiązków oraz bieżący nadzór nad realizacją zadań, pod kątem zgodności z przyjętymi w NCK procedurami w tym kontrolowanie jakości tworzonej dokumentacji projektowej oraz odchyleń od uzgodnionych zakresów tolerancji takich wskaźników jak: budżet, harmonogram, jakość, zakres, zrównoważony rozwój.
- Stosowanie i nadzór nad bezwzględnym przestrzeganiem przez podległy zespół instrukcji, regulaminów i zarządzeń, przepisów BHP, przeciwpożarowych, Regulaminu Pracy oraz zachowania tajemnicy służbowej.
- Wnioskowanie do Dyrektora NCK Gdańsk w sprawach kadrowych podległego zespołu.
- Dokonywanie okresowej oceny pracy podległych Pracowników.
- Prowadzenie samooceny w ramach systemu kontroli zarządczej, w tym monitorowanie realizacji celów działu oraz identyfikacja i zarządzanie ryzykiem w dziale.

Zadania organizacyjno-formalne:
- Opiniowanie dokumentów wpływających do działu i dekretowanie ich na poszczególnych pracowników Działu.
- Zapewnienie wysokiej jakości merytorycznej działań oraz zgodności realizowanych projektów z założeniami programowymi i budżetowymi.
- Przygotowywanie projektów umów w zakresie zadań działu, we współpracy z Radcą Prawnym i Działem Finansowym.
- Sporządzanie rocznych planów zamówień publicznych realizowanych przez Dział oraz przygotowywanie procedur zamówień publicznych zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych NCK Gdańsk.
- Inicjowanie i koordynowanie procesu pozyskiwania środków finansowych na realizację projektów właściwych dla Działu, w tym współudział w opracowywaniu i składaniu wniosków o dofinansowanie do programów krajowych, unijnych i innych źródeł finansowania, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi NCK Gdańsk.
- Koordynowanie realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych oraz monitorowanie ich prawidłowego przebiegu, w tym współpraca przy przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do rozliczenia i raportowania projektów z właściwymi komórkami organizacyjnymi NCK Gdańsk.
- Weryfikacja merytoryczna wydatków w zakresie realizowanych przez Dział działań, zgodnie z zakresem kompetencji Działu oraz przy współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za obsługę finansową i administracyjną projektów.
- Wykonywanie samokontroli w toku codziennej pracy zgodnie z wewnętrznym regulaminem kontroli w NCK Gdańsk oraz kontroli merytorycznej działań NCK Gdańsk w zakresie zadań działu.
- Udział w pracach komisji wewnętrznych instytucji (np. komisje przetargowe, inwentaryzacyjne), powiązanych z działalnością merytoryczną Działu, w razie powołania przez Dyrektora.
- Gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie kompletnej dokumentacji spraw prowadzonych przez Dział.
- Monitorowanie przebiegu realizowanych działań oraz ewaluacja efektów działań, w tym analiza rezultatów i formułowanie wniosków na przyszłość (tzw. lessons learnt).
- Wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora NCK, które mieszczą się w zakresie statutowej działalności instytucji
i kompetencjach Kierownika Działu, z uwzględnieniem aktualnych priorytetów Działu, dostępnych zasobów oraz bieżącego obciążenia realizowanymi projektami.

Zadania wizerunkowe i rozwojowe
- Dbanie o pozytywny wizerunek NCK Gdańsk oraz prezentowanie działań w przestrzeni publicznej w zakresie zadań Działu, poprzez prelekcje, udział w panelach, wypowiedzi dla przedstawicieli mediów itd.
- Przygotowywanie wkładu merytorycznego do materiałów promocyjnych i informacyjnych dotyczących działań Działu
- Współpraca z Działem marketingu i fundraisingu przy promocji projektów oraz z Działem rozwoju publiczności i wydawnictw w zakresie działalności wydawniczej, w tym publikacji drukowanych i cyfrowych.
- Współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi pracownikami NCK Gdańsk, w tym terminowe przekazywanie odpowiedniej dokumentacji i innych materiałów pracownikom pozostałych działów NCK Gdańsk zaangażowanym w projekt.
- Stymulowanie działań kreatywnych i proaktywnych, wpisujących się w działalność instytucji, jej aktualny i przyszły program działań.
- Podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez pracę własną oraz udział w szkoleniach, konferencjach, seminariach, panelach, wydarzeniach branżowych, wizytach studyjnych itd.

Zadania własne Działu:
- zarządzanie infrastrukturą techniczną i przestrzenną, a także dostępnością architektoniczną, w tym terenami zielonymi wokół zabytkowych obiektów i oddawaniem majątku do używania osobom trzecim,
- zarządzanie pracą serwisów sprzątających, ochrony mienia, gospodarki odpadami,
- przestrzeganie przepisów i wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji osób zagrożonych (PPOŻ), przegląd obiektów, zapewnienie sprawnego funkcjonowania znajdujących się w nich instalacji i urządzeń (m.in. instalacji wodnych, grzewczych, elektrycznych, systemów zabezpieczeń, nagłaśniających i multimedialnych),
- planowanie i realizacja prac technicznych, remontów i inwestycji,
- współpraca i administracyjno-techniczne wspieranie działalności wszystkich komórek organizacyjnych,
- przygotowanie i realizacja wszelkich spraw związanych ze składaniem zamówień publicznych przez NCK Gdańsk oraz udział w komisjach przetargowych,
- prowadzenie dokumentacji projektowej i inwestycyjnej oraz dokumentacji technicznej budynków, w tym inwentaryzacji,
- prowadzenie spraw ubezpieczeń NCK Gdańsk
- utrzymanie porządku i bezpieczeństwa, w tym bieżące reagowanie na awarie i usterki,
- dokonywanie zakupów zgodnie z bieżącymi potrzebami komórek organizacyjnych NCK Gdańsk,
- prowadzenie magazynu wydawnictw i gadżetów NCK Gdańsk,
- realizacja procesu zamówień zarówno w sklepie internetowym jak i stacjonarnym,
- digitalizacja zbiorów i archiwizacja w ramach archiwum zakładowego prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z przepisami archiwalnymi.


Miejsce pracy:
ul. Korzenna 33/35, 80-851 Gdańsk, powiat: m. Gdańsk, woj: pomorskie

Pracodawca:
Nadbałtyckie Centrum Kultury w Gdańsku

Liczba godzin pracy w tygodniu:
40

Typ propozycji:
praca stała, praca w wolne dni

Wymagania konieczne:

• wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
• angielski, w mowie - A2 - niższy średnio zaawansowany, w piśmie - A2 - niższy średnio zaawansowany
• doświadczenie w pracy w zespole, komunikatywność i wysoka kultura osobista, biegła obsługa komputera, Microsoft Office
• - wykształcenie wyższe, - doświadczenie w pracy w obszarze współtworzenia, zarządzania i/lub kierowania projektami z obszaru kultury i rozrywki (min. 6 lat), dodatkowy atut w samorządowej instytucji kultury, - biegła obsługa komputera, w tym pakietu Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, OneDrive, Teams), Canva lub podobne, - wiedza z zakresu powierzonego stanowiska, - umiejętność dobrej organizacji pracy oraz efektywnego zarządzania czasem, - bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie, - bardzo dobra znajomość języka angielskiego, mile widziana znajomość innego obcego języka, - umiejętność zarządzania zespołami i zasobami oraz delegowania zadań udokumentowana przebytymi szkoleniami lub wykształceniem kierunkowym lub doświadczeniem na stanowisku kierowniczym (min. 2 lata), - umiejętność prowadzenia jasnej i efektywnej komunikacji; decyzyjność, - wysoki poziom samodzielności i odpowiedzialności; umiejętności analityczne.

Inne wymagania:
- wykształcenie wyższe, - doświadczenie w pracy w obszarze współtworzenia, zarządzania i/lub kierowania projektami z obszaru kultury i rozrywki (min. 6 lat), dodatkowy atut w samorządowej instytucji kultury, - biegła obsługa komputera, w tym pakietu Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, OneDrive, Teams), Canva lub podobne, - wiedza z zakresu powierzonego stanowiska, - umiejętność dobrej organizacji pracy oraz efektywnego zarządzania czasem, - bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie, - bardzo dobra znajomość języka angielskiego, mile widziana znajomość innego obcego języka, - umiejętność zarządzania zespołami i zasobami oraz delegowania zadań udokumentowana przebytymi szkoleniami lub wykształceniem kierunkowym lub doświadczeniem na stanowisku kierowniczym (min. 2 lata), - umiejętność prowadzenia jasnej i efektywnej komunikacji; decyzyjność, - wysoki poziom samodzielności i odpowiedzialności; umiejętności analityczne.

Sposób aplikowania:
bezpośrednio do pracodawcy

Osoba do kontaktu:
Anna-Maria Piotrowska

E-mail:
[email protected]

Wymagane dokumenty:
-więcej informacji na stronie: https://bip.nck.org.pl/pl/praca/oferty-pracy

Sposób przekazania dokumentów:
Preferowane formy kontaktu: e-mail