OBSŁUGA SEKRETARIATU

Numer:
StPr/25/0895

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę na okres próbny

Wynagrodzenie:
od 5 500 do 6 500 PLN
brutto + dodatek stażowy (od 5% do 20%)

Zakres obowiązków:
1) obsługa biurowo-recepcyjna działań PGS,
2) obsługa kancelaryjna, wysyłka i odbiór korespondencji (z wyłączeniem zaproszeń i paczek),
3) organizacja i prowadzenie sekretariatu,
4) prowadzenie dokumentacji stanowiącej podstawę prawną i organizacyjną działalności PGS,
5) prowadzenie, gromadzenie i przechowywanie dokumentacji z pionu Dyrektora zgodnie z Instrukcją kancelaryjną,
6) prowadzenie bieżącej korespondencji Dyrektora oraz gromadzenie i prowadzenie wykazu wewnętrznych aktów prawnych, informacji i korespondencji Dyrektora, 7) organizacja i rozliczanie delegacji służbowych Dyrektora i Zastępcy Dyrektora,
8) wystawianie delegacji służbowych dla pracowników PGS, prowadzenie ewidencji (rejestru) delegacji służbowych, rozliczanie zamówień i faktur w zakresie usług pocztowych i kurierskich, hotelarskich oraz transportu osobowego,
9) przekazywanie do realizacji zarządzeń właściwym pracownikom PGS,
10) prowadzenie rejestrów umów cywilnoprawnych oraz rejestru pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez Dyrektora,
11) bieżące aktualizowanie strony WWW Biuletynu Informacji Publicznej Pracodawcy,
12) realizacja i rozliczanie zamówień w zakresie dostawy artykułów biurowych,
13) prowadzenie ewidencji skarg i wniosków,
14) organizowanie i umawianie wizyt gości oraz innych spotkań prowadzenie kalendarza spotkań Dyrektora i Zastępcy Dyrektora,
15) przygotowywanie i obsługa administracyjna zebrań i spotkań,
16) sporządzanie analiz i sprawozdań na potrzeby własne oraz Organizatora, 17) przestrzeganie regulaminów obowiązujących w PGS,
18) bieżąca współpraca z wydziałami Urzędu Miasta Sopotu w sprawach wynikających z zakresu obowiązków,
19) przestrzeganie aktualnie obowiązującej ustawy Prawa zamówień publicznych, ścisła współpraca w tym zakresie z firmą obsługującą zamówienia publiczne w PGS, 20) gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji w zakresie powierzonego stanowiska pracy.


Miejsce pracy:
Plac Zdrojowy 2, 81-720 Sopot, powiat: m. Sopot, woj: pomorskie

Pracodawca:
Państwowa Galeria Sztuki

Liczba godzin pracy w tygodniu:
40

Wymagania konieczne:

• wykształcenie: średnie ogólnokształcące
• angielski, w mowie - B1 - średnio zaawansowany, w piśmie - B1 - średnio zaawansowany
• Wymagania: obsługa komputera, w tym pakietu MS Office, dobra organizacji pracy, łatwość w nawiązywaniu kontaktów, umiejętność pracy w zespole, umiejętność jasnego i otwartego komunikowania się, odpowiedzialność, gotowość do pracy stacjonarnej. Mile widziane doświadczenie na podobnym stanowisku. Praca w godzinach 8:00-16:00 Po okresie próbnym umowa o pracę na czas określony, docelowo nieokreślony.

Inne wymagania:
Wymagania: obsługa komputera, w tym pakietu MS Office, dobra organizacji pracy, łatwość w nawiązywaniu kontaktów, umiejętność pracy w zespole, umiejętność jasnego i otwartego komunikowania się, odpowiedzialność, gotowość do pracy stacjonarnej. Mile widziane doświadczenie na podobnym stanowisku. Praca w godzinach 8:00-16:00 Po okresie próbnym umowa o pracę na czas określony, docelowo nieokreślony.

Sposób aplikowania:
bezpośrednio do pracodawcy

Osoba do kontaktu:
Anna Troka

E-mail:
[email protected]

Wymagane dokumenty:
list motywacyjny, życiorys zawodowy, dokumenty, które świadczą o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym. Wymagane dokumenty aplikacyjne: list motywacyjny i życiorys zawodowy powinny być opatrzone klauzulą: zgodnie z art.6 ust.1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, wykraczających poza informacje wynikające z art. 221 Kodeksu Pracy, zawartych w przesłanych przeze mnie dokumentach aplikacyjnych przez Państwową Galerię Sztuki z siedzibą w Sopocie, w celu realizacji procesu rekrutacji. Zgłoszenia bez powyższej klauzuli nie będą rozpatrywane. Forma kontaktu z pracodawcą: osobista lub drogą pocztową lub na adres email: [email protected]

Sposób przekazania dokumentów:
Preferowane formy kontaktu: osobiście, e-mail, poczta