OD STARSZEGO REFERENTA/STARSZEJ REFERENTKI DO STARSZEGO INSPEKTORA/STARSZEJ INSPEKTORKI NA STANOWISKU KANCELARII I INFORMACJI, W REFERACIE ORGANIZACYJNYM.

Numer:
StPr/26/0813

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę na czas określony

Wynagrodzenie:
od 6 050 do 6 150 PLN
brutto + dodatki

Zakres obowiązków:
1. Obsługa kancelaryjna Urzędu:
a) przyjmowanie korespondencji wpływającej do Urzędu oraz jej rozdział, w tym korespondencji elektronicznej,
b) ewidencjonowanie korespondencji w systemie elektronicznego obiegu dokumentów EZD,
c) dekretacja zarejestrowanej korespondencji,
d) roznoszenie zarejestrowanej korespondencji zgodnie z dekretacją,
e) ewidencjonowanie listów w systemie EZD, generowanie książki nadawczej oraz przekazywanie jej na pocztę,
f) przygotowywanie dokumentacji w sprawie wydania duplikatu zwrotki lub reklamacji usługi pocztowej,
g) wyszukiwanie statusu przesyłki w rejestrach pocztowych,
h) nadawanie przesyłek pocztowych za pomocą eNadawcy,
i) odbieranie i wysyłanie poczty elektronicznej,
j) obsługa interesantów, przyjmowanie korespondencji oraz kierowanie ich do właściwych stanowisk merytorycznych,
k) prowadzenie składów chronologicznych obowiązujących w Urzędzie, zgodnie z aktualną instrukcją kancelaryjną.
2. Realizacja zadań związanych z prawidłowym funkcjonowaniem systemu obiegu informacji w Urzędzie, w tym weryfikacja poprawności prowadzonej korespondencji w EZD.
3. Monitorowanie i aktualizacja stanu spraw w Biuletynie Informacji Publicznej.
4. Obsługa narzędzi stosowanych w Urzędzie w szczególności:
a) systemów dedykowanych służbom zatrudnienia m.in. platforma praca.gov.pl, w tym potwierdzanie kont,
b) prowadzenie punktu potwierdzającego profil zaufany.
5. Aktualizowanie danych w bazie kontrahentów w systemie EZD.
a) Obsługa stanowiska Informacji w zakresie:
a) udzielania informacji klientom, znajomość języków obcych Angielski w stopniu co najmniej komunikatywnym,
b) odbierania i przełączania rozmów telefonicznych.
7. Obsługa sekretariatu w szczególności:
a) obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Urzędu,
b) prowadzenie terminarza spotkań Dyrektora i zastępców oraz bieżącej korespondencji Dyrektora,
c) obsługa Powiatowej Rady Rynku Pracy,
d) prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
e) prowadzenie obsługi organizacyjnej samodzielnych stanowisk prawnego i IOD.
8. Odpowiedzialność za poprawną realizację umów dot. m.in. usługi nadawania i wysyłania korespondencji.
9. Sporządzanie i aktualizacja instrukcji kancelaryjnej.


Miejsce pracy:
ul. Hugo Kołłątaja 8, 81-332 Gdynia, powiat: m. Gdynia, woj: pomorskie

Pracodawca:
Powiatowy Urząd Pracy w Gdyni

Liczba godzin pracy w tygodniu:
40

Wymagania konieczne:

• wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
• Wymagania niezbędne: a) obywatelstwo polskie, b) pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych, c) osoba nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, d) nieposzlakowana opinia, e) kwalifikacje zawodowe: wykształcenie wyższe, f) doświadczenie zawodowe: minimum 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w wykonywaniu prac administracyjno-biurowych, obejmujących obsługę kancelarii lub obiegu dokumentów, g) obsługa komputera: bardzo dobra obsługa komputera, w tym MS Office, h) znajomość języków obcych: angielski w stopniu komunikatywnym, i) znajomość ustawy kodeks postępowania administracyjnego. Wymagania dodatkowe: a) kierunek studiów: preferowany kierunek administracja i pokrewne, b) doświadczenie zawodowe: odbyty lub w toku staż lub zatrudnienie w publicznych służbach zatrudnienia, doświadczenie zawodowe na stanowisku związanym z obsługą kancelarii oraz obsługą klienta, c) obsługa komputera w zakresie programu SYRIUSZ, umiejętność obsługi programu EZDok, d) predyspozycje osobowościowe: samodzielność i inicjatywa w działaniu, wysoka kultura osobista oraz profesjonalne podejście do powierzonych obowiązków, komunikatywność, umiejętność pracy w zespole, odporność na stres. e) znajomość przepisów ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Wymagany kwestionariusz i oświadczenia znajdują się w ogłoszeniach o naborze na stronie BIP- PUP Gdynia : https://bip.pupgdynia.pl/article/nabor-na-stanowisko-od-starszego-referentareferentki-do-starszego-inspektorainspektorki-na-stanowisku-ds-kancelarii-i-informacji?m=186&l=2

Inne wymagania:
Wymagania niezbędne: a) obywatelstwo polskie, b) pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych, c) osoba nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, d) nieposzlakowana opinia, e) kwalifikacje zawodowe: wykształcenie wyższe, f) doświadczenie zawodowe: minimum 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w wykonywaniu prac administracyjno-biurowych, obejmujących obsługę kancelarii lub obiegu dokumentów, g) obsługa komputera: bardzo dobra obsługa komputera, w tym MS Office, h) znajomość języków obcych: angielski w stopniu komunikatywnym, i) znajomość ustawy kodeks postępowania administracyjnego. Wymagania dodatkowe: a) kierunek studiów: preferowany kierunek administracja i pokrewne, b) doświadczenie zawodowe: odbyty lub w toku staż lub zatrudnienie w publicznych służbach zatrudnienia, doświadczenie zawodowe na stanowisku związanym z obsługą kancelarii oraz obsługą klienta, c) obsługa komputera w zakresie programu SYRIUSZ, umiejętność obsługi programu EZDok, d) predyspozycje osobowościowe: samodzielność i inicjatywa w działaniu, wysoka kultura osobista oraz profesjonalne podejście do powierzonych obowiązków, komunikatywność, umiejętność pracy w zespole, odporność na stres. e) znajomość przepisów ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Wymagany kwestionariusz i oświadczenia znajdują się w ogłoszeniach o naborze na stronie BIP- PUP Gdynia : https://bip.pupgdynia.pl/article/nabor-na-stanowisko-od-starszego-referentareferentki-do-starszego-inspektorainspektorki-na-stanowisku-ds-kancelarii-i-informacji?m=186&l=2

Sposób aplikowania:
bezpośrednio do pracodawcy

Nr telefonu:
58 776 12 62

Wymagane dokumenty:
Dokumenty można składać: a) w formie papierowej, opatrzone własnoręcznym podpisem: osobiście w kancelarii Urzędu pok. 101, za pośrednictwem operatora pocztowego, na adres: Powiatowy Urząd Pracy w Gdyni, ul. H. Kołłątaja 8, 81-332 Gdynia. b) w formie elektronicznej: na adres do e-Doręczeń elektronicznych (ADE): AE:PL-26704-41464-HCRAA-29 w terminie do 19.07.2026 r. liczy się data wpływu dokumentów do Urzędu, z dopiskiem: Od starszego referenta/starszej referentki do starszego inspektora/starszej inspektorki na stanowisku kancelarii i informacji, w Referacie Organizacyjnym. W procesie rekrutacji możliwy jest test wiedzy obejmujący zakres ustaw wskazanych w ogłoszeniu o naborze oraz sprawdzenie obsługi programu Word. Wymagane dokumenty: a) list motywacyjny, b) kwestionariusz osobowy dla osób ubiegających się o zatrudnienie, c) kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie wyższe, d) kserokopie innych dokumentów potwierdzających dodatkowe kwalifikacje i umiejętności, e) oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego, f) oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych, g) oświadczenie o korzystaniu w pełni z praw publicznych, h) oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego, i) oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo skarbowe. Wymagany kwestionariusz i oświadczenia znajdują się w ogłoszeniach o naborze na stronie BIP- PUP Gdynia. Dobrowolne podanie innych danych niż wynikające z przepisów prawa traktowane jest jako wyrażenie zgody na ich przetwarzanie poprzez wyraźne działanie potwierdzające. https://bip.pupgdynia.pl/article/nabor-na-stanowisko-od-starszego-referentareferentki-do-starszego-inspektorainspektorki-na-stanowisku-ds-kancelarii-i-informacji?m=186&l=2

Sposób przekazania dokumentów:
Preferowane formy kontaktu: telefon, inny - (ADE): AE:PL-26704-41464-HCRAA-29