PODREFERENDARZ (OBSŁUGA SEKRETARIATU) W DEPARTAMENCIE (DPZUE 55/2025)

Numer:
StPr/25/08731

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę na czas określony

Wynagrodzenie:
od 5 500 do 6 900 PLN

Zakres obowiązków:
Osoba na tym stanowisku:
- przyjmuje korespondencję kierowaną do komórki organizacyjnej (w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestruje w systemie obiegu dokumentów oraz nadzoruje obieg korespondencji poza sekretariatem;
- przygotowuje pismo przeznaczone do podpisu kierującego komórką organizacyjną, w tym w szczególności sprawdza, czy pismo jest parafowane i zawiera odpowiednie załączniki, a po podpisaniu przekazuje do kancelarii/osoby, która prowadzi sprawę/osoby, która sporządziła projekt pisma i jest odpowiedzialna za daną sprawę.
- prowadzi kalendarz spotkań kierującego komórką organizacyjną, organizuje spotkania, narady i wyjazdy służbowe kierującego oraz przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne;
- prowadzi wykaz spraw szczególnie ważnych i terminowych w celu monitorowania stanu spraw oraz informowania kierującego komórką organizacyjną o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy.
- przygotowuje projekty standardowych pism oraz notatki i informacje.
- wykonuje inne prace pomocnicze i organizacyjne, w tym m.in. monitoruje nieobecności pracowników, prowadzi kalendarz praktyk i staży w komórce organizacyjnej;
- ewidencjonuje i przechowuje dokumenty niejawne stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów. Kieruje interesantów, zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie, do właściwych pracowników;

WIĘCEJ INFORMACJI: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/nabor-na-stanowisko-podreferendarza-ds-obslugi-sekretariatu-w-departamencie-polityki-zewnetrznej-unii-europejskiej-dpzue-552025

Miejsce pracy:
J.Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa, powiat: m.st. Warszawa, woj: mazowieckie

Pracodawca:
MINISTERSTWO SPRAW ZAGRANICZNYCH

Liczba godzin pracy w tygodniu:
40

Wymagania konieczne:

• wykształcenie: średnie ogólnokształcące
• zawód: Sekretarka (wymagany staż - lata: 1)
• angielski, w mowie - B2 - wyższy średnio zaawansowany, w piśmie - B2 - wyższy średnio zaawansowany
• Poświadczenie bezpieczeństwa – dostęp do informacji niejawnych o klauzuli "tajne", komunikowania, współpracy w zespole, przewidywania i prognozowania szybkiego podejmowania działania, Dokładność, samodzielność, sumienność, znajomość obsługi komputera.
• Wymagania niezbędne: Wykształcenie: średnie; Doświadczenie zawodowe: powyżej 1 roku w obszarze administracyjno-biurowym Pozostałe wymagania niezbędne: 1. Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ,,tajne lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu; 2. Znajomość języka angielskiego na poziomie B2; 3. Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej; 4. Znajomość zasad protokołu dyplomatycznego, w tym korespondencji dyplomatycznej; 5. Znajomość ustaw: o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych; 6. Podstawowa wiedza dot. zakresu działania komórki organizacyjnej; 7. Umiejętność: współpracy, komunikacji (w tym asertywności), zorientowania na osiąganie celów, orientacji na klienta; 8. Samodzielność i inicjatywa; 9. Odporność na stres; 10. Dyspozycyjność; 11. Wysoka kultura osobista; 12. Posiadanie obywatelstwa polskiego; 13. Korzystanie z pełni praw publicznych; 14. Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe; Wymagania dodatkowe: - doświadczenie zawodowe: powyżej 1 roku na stanowisku sekretarki/asystentki; Pozostałe wymagania dodatkowe: 1. Biegła znajomość programu Microsoft Outlook; 2. Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla asystentki-sekretarki); Dokumenty i oświadczenia: niezbędne: 1. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia. 2. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia. 3. Kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 632, 1222). 4. CV. 5. Kwestionariusz on-line pod adresem https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=8ad6c7a987ac48c6be13668b08957193 (preferowany) lub kwestionariusz aplikacyjny znajdujący się na stronie MSZ (gov.pl/dyplomacja) w zakładce Praca i Kariera Nabór do MSZ Nabory: użyteczne informacje i pliki do pobrania: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/nabory-uzyteczne-informacje-i-pliki-do-pobrania. 6. Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego. 7. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru. 8. Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych. 9. Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. 10. Oświadczenie o przebiegu kształcenia w zagranicznych podmiotach systemu szkolnictwa wyższego i nauki. 11. Oświadczenie o niewspółpracowaniu z organami bezpieczeństwa państwa w latach 1944-1990 (nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później). dodatkowe: 1. Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku osób, które zamierzają skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu, jeżeli znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów. 2. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia. 3. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego. 4. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie przeszkolenia. Miejsce składania dokumentów: Kwestionariusz aplikacyjny on-line (preferowany) na stronie: https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=8ad6c7a987ac48c6be13668b08957193 lub Ministerstwo Spraw Zagranicznych Biuro Kapitału Ludzkiego Al. J. Ch. Szucha 23 00-580 Warszawa z dopiskiem na kopercie oraz w aplikacji: DPZUE 55/2025 Termin składania dokumentów: 27.08.2025 r.

Inne wymagania:
Wymagania niezbędne: Wykształcenie: średnie; Doświadczenie zawodowe: powyżej 1 roku w obszarze administracyjno-biurowym Pozostałe wymagania niezbędne: 1. Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ,,tajne lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu; 2. Znajomość języka angielskiego na poziomie B2; 3. Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej; 4. Znajomość zasad protokołu dyplomatycznego, w tym korespondencji dyplomatycznej; 5. Znajomość ustaw: o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych; 6. Podstawowa wiedza dot. zakresu działania komórki organizacyjnej; 7. Umiejętność: współpracy, komunikacji (w tym asertywności), zorientowania na osiąganie celów, orientacji na klienta; 8. Samodzielność i inicjatywa; 9. Odporność na stres; 10. Dyspozycyjność; 11. Wysoka kultura osobista; 12. Posiadanie obywatelstwa polskiego; 13. Korzystanie z pełni praw publicznych; 14. Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe; Wymagania dodatkowe: - doświadczenie zawodowe: powyżej 1 roku na stanowisku sekretarki/asystentki; Pozostałe wymagania dodatkowe: 1. Biegła znajomość programu Microsoft Outlook; 2. Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla asystentki-sekretarki); Dokumenty i oświadczenia: niezbędne: 1. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia. 2. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia. 3. Kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 632, 1222). 4. CV. 5. Kwestionariusz on-line pod adresem https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=8ad6c7a987ac48c6be13668b08957193 (preferowany) lub kwestionariusz aplikacyjny znajdujący się na stronie MSZ (gov.pl/dyplomacja) w zakładce Praca i Kariera Nabór do MSZ Nabory: użyteczne informacje i pliki do pobrania: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/nabory-uzyteczne-informacje-i-pliki-do-pobrania. 6. Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego. 7. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru. 8. Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych. 9. Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. 10. Oświadczenie o przebiegu kształcenia w zagranicznych podmiotach systemu szkolnictwa wyższego i nauki. 11. Oświadczenie o niewspółpracowaniu z organami bezpieczeństwa państwa w latach 1944-1990 (nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później). dodatkowe: 1. Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku osób, które zamierzają skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu, jeżeli znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów. 2. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia. 3. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego. 4. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie przeszkolenia. Miejsce składania dokumentów: Kwestionariusz aplikacyjny on-line (preferowany) na stronie: https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=8ad6c7a987ac48c6be13668b08957193 lub Ministerstwo Spraw Zagranicznych Biuro Kapitału Ludzkiego Al. J. Ch. Szucha 23 00-580 Warszawa z dopiskiem na kopercie oraz w aplikacji: DPZUE 55/2025 Termin składania dokumentów: 27.08.2025 r.

Sposób aplikowania:
bezpośrednio do pracodawcy

E-mail:
[email protected]

Wymagane dokumenty:
1. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia. 2. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia. 3. Kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 632, 1222). 4. CV. 5. Kwestionariusz on-line pod adresem https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=8ad6c7a987ac48c6be13668b08957193 (preferowany) lub kwestionariusz aplikacyjny znajdujący się na stronie MSZ (gov.pl/dyplomacja) w zakładce Praca i Kariera Nabór do MSZ Nabory: użyteczne informacje i pliki do pobrania: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/nabory-uzyteczne-informacje-i-pliki-do-pobrania. 6. Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego. 7. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru. 8. Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych. 9. Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. 10. Oświadczenie o przebiegu kształcenia w zagranicznych podmiotach systemu szkolnictwa wyższego i nauki. 11. Oświadczenie o niewspółpracowaniu z organami bezpieczeństwa państwa w latach 1944-1990 (nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później). dodatkowe: 1. Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku osób, które zamierzają skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu, jeżeli znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów. 2. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia. 3. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego. 4. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie przeszkolenia.

Sposób przekazania dokumentów:
Preferowane formy kontaktu: e-mail, inny - APLIKOWANIE poprzez BIP MSZ lub BIP KPRM Miejsce składania dokumentów: Kwestionariusz aplikacyjny on-line (preferowany) na stronie: https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=8ad6c7a987ac48c6be13668b08957193 lub Ministerstwo Spraw Zagranicznych Biuro Kapitału Ludzkiego Al. J. Ch. Szucha 23 00-580 Warszawa z dopiskiem na kopercie oraz w aplikacji: DPZUE 55/2025 Termin składania dokumentów: 27.08.2025 r.