POMOC ADMINISTRACYJNA

Numer:
StPr/25/0320

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę w zastępstwie

Wynagrodzenie:
od 4 840 PLN

Zakres obowiązków:
1. Przestrzeganie obowiązującego w Miejskim Zarządzie Nieruchomości Regulaminu Pracy, Regulaminu Organizacyjnego oraz Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy.
2. Przestrzeganie przepisów unijnych i polskich w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności przy przetwarzaniu ich w systemie informatycznym lub na innych nośnikach oraz o ochronie tych danych przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem przez osoby nieupoważnione.
3. Przestrzeganie polityki i procedur Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w oparciu o normę PN-ISO/IEC 27001:2013 oraz ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa.
4. Dbanie o dobro pracodawcy, ochronę jego mienia oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
5. Wykonywanie czynności służbowych zgodnie z upoważnieniem nadanym przez Dyrektora Miejskiego Zarządu Nieruchomości.
6. Bieżące śledzenie i przestrzeganie aktów prawnych, uchwał, zarządzeń, instrukcji, regulaminów i ich stosowanie w Miejskim Zarządzie Nieruchomości.
7. Prowadzenie Sekretariatu Dyrektora zgodnie z przyjętymi instrukcjami i regulaminami, w tym kierowanie interesantów do komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za merytoryczne załatwienie sprawy.
8. Obsługa spotkań Dyrektora oraz wpisywanie petentów do zeszytu przyjmowania stron.
9. Przygotowywanie informacji na Sesję Rady Miasta z działalności MZN.
10. Nadzór nad terminowością udzielania odpowiedzi na złożone przez Radnych RM Jastrzębie-Zdrój interpelacje i zapytania.
11. Przyjmowanie, rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz odbieranie listów od pracownika Poczty Polskiej S.A. na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
12. Kontrola wprowadzonych pism w programie i ich podział do poszczególnych komórek organizacyjnych z dekretem oraz dekretowanie korespondencji od komorników i z sądów.
13. Nadawanie przesyłek w placówce pocztowej.
14. Przygotowywanie korespondencji do wysyłki i analizowanie zestawienia z Poczty Polskiej S.A. odnośnie wysłanych przesyłek.
15. Prowadzenie ewidencji nadanych przesyłek dla WM.
16. Obsługa poczty elektronicznej działu DO i urządzeń biurowych.
17. Prowadzenie rejestru pełnomocnictw, upoważnień zarządzeń Dyrektora MZN oraz innych rejestrów m.in. rejestru skarg i wniosków, rejestru uchwał RM, rejestru zarządzeń i wniosków PM, rejestru kluczy, rejestru przyjmowania stron itp.
18. Ewidencja prenumerat, czasopism, książek i pieczątek zakładowych i imiennych.
19. Aktualizowanie zarządzeń wydanych przez Dyrektora.
20. Dokonywanie inwentaryzacji aktywów Działu Organizacyjnego i składnicy akt oraz wypisywanie wniosków związanych ze zmianą miejsca użytkowania.
21. Udział w audytach z zakresu bezpieczeństwa informacji oraz w innych kontrolach
i udostępnianie dokumentów na żądanie kontrolujących i audytujących
22. Sporządzanie wniosków w programie SUMPT i realizacja budżetu w zakresie przydzielonych zadań m.in. powszechnych usług pocztowych, materiałów biurowych, wyposażenia, prenumeraty, książek, czasopism, pieczątek, brakowanie dokumentacji i innych.
23. W razie potrzeby sporządzanie specyfikacji i zestawień na świadczenie zewnętrznej obsługi prawnej, usług telekomunikacyjnych, powszechnych usług pocztowych itp.
24. Opisywanie faktur VAT z zakresu budżetu działu DO.
25. Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej w zakresie działu, zgodnie
z obowiązującym JRWA i instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt.
26. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, prowadzenie składnicy akt zgodnie
z instrukcją obowiązującą w MZN oraz współpraca w tym zakresie z Archiwum Państwowym.
27. Znajomość przepisów prawnych i orzecznictwa obowiązujących na stanowisku pracy.
28. Nadzór i zabezpieczenie pieczęci zakładowych i imiennych.
29. Udział w szkoleniach i stałe podnoszenie kwalifikacji.
30. Przekazywanie spraw do BIP Urzędu Miasta w zakresie działu DO.
31. Składanie do Biura Zarządzania Jakością Urzędu Miasta oświadczeń dotyczących opublikowanych informacji.
32. Doraźna pomoc w biurze podawczym
33. Współpraca z Radcą Prawnym w zakresie prowadzonych zadań.
34. Pełnienie zastępstwa za nieobecnego pracownika na ustne lub pisemne polecenie bezpośredniego przełożonego.
35. Wykonywanie innych czynności wchodzących w zakres obowiązków, a nie wymienionych oraz zlecanych przez bezpośredniego przełożonego lub Dyrektora Miejskiego Zarządu Nieruchomości.

Praca na 1 zmianę: 07:00-15:00


Miejsce pracy:
1-go Maja 55, 44-335 Jastrzębie-Zdrój, powiat: m. Jastrzębie-Zdrój, woj: śląskie

Pracodawca:
Miejski Zarząd Nieruchomości

Liczba godzin pracy w tygodniu:
40

Typ propozycji:
praca stała

Wymagania konieczne:

• wykształcenie: zasadnicze branżowe
• Dobre zdolności interpersonalne oraz komunikacyjne, biegła obsługa komputera z obsługą internetu, doświadczenie w pracy w zespole
• mile widziane wykształcenie średnie

Inne wymagania:
mile widziane wykształcenie średnie

Sposób aplikowania:
bezpośrednio do pracodawcy

Osoba do kontaktu:
EWA KACHNIC

Wymagane dokumenty:
CV

Sposób przekazania dokumentów:
Preferowane formy kontaktu: osobiście