SPECJALISTA DS. WSPARCIA SZKOLEŃ (TRAINING EVENT SUPPORT SPECIALIST NR. REF.: 02/LWR/2025) (NR 1196)

Numer:
StPr/25/1196

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę na okres próbny

Wynagrodzenie:
od 11 951,74 PLN

Zakres obowiązków:
Dane pracodawcy:
Joint Force Training Centre
ul. Szubińska 2, Bydgoszcz

Link do ogłoszenia: https://www.jftc.nato.int/opportunities/career-opportunities/


1. Opis stanowiska pracy:
Specjalista ds. wsparcia szkoleń jest członkiem Zespołu ds. Wsparcia Szkoleń (TES), który zapewnia wsparcie logistyczne i administracyjne gościom biorącym udział w wydarzeniach i/lub biorącym udział w szkoleniach w JFTC.

2. Obowiązki:
Specjalista ds. wsparcia szkoleń zapewnia wsparcie personelowi planującemu ćwiczenia i organizacjom prowadzącym szkolenia/ćwiczenia/wydarzenia w JFTC. Ponadto, ściśle współpracuje z personelem Oddziału Zabezpieczenia JFTC (JFTC SU) koordynując wsparcie Państwa Przyjmującego. Obowiązki powierzone do wykonywania na stanowisku pod nadzorem, i w imieniu TFC SSSX 0010 obejmują:
a. Pełnienie wyspecjalizowanych funkcji w zakresie wsparcia szkoleń oraz przekazywanie informacji w ramach JFTC.
b. Wsparcie HSD w ramach Zespołów Planowania Ćwiczeń (EPT) i Zespołów Planowania Podstawowego (CPT).
c. Uczestnictwo w wydarzeniach szkoleniowych i konferencjach poświęconych planowaniu, przygotowywanie briefingów TES na konferencjach i wydarzeniach szkoleniowych, przygotowywanie zamówień administracyjnych TES na każde wydarzenia szkoleniowego oraz przygotowywanie załącznika TES do EXPLAN dla każdego wydarzenia szkoleniowego.
d. Ogólną odpowiedzialność za bazę danych JFTC TES.
e. Administrowanie Aplikacją Internetową do Rejestracji Uczestnictwa w Wydarzeniach (WAFER), opartą na systemie Drupal.
f. Wydawanie, w imieniu OPR, wniosków związanych z TES w obszarach wsparcia, zapewnianego zarówno przez JFTC jak i JFTC SU, a także zewnętrznych dostawców, zgodnie z przepisami JFTC.
g. Planowanie, koordynację i realizację wsparcia logistycznego na rzecz konferencji, warsztatów, szkoleń i innych podobnych wydarzeń, w tym koordynację transportu, zakwaterowania, wyżywienia, bezpieczeństwa, zaplecza medycznego, itp.
h. Podczas przygotowywania i realizacji wydarzeń (tj. szkoleń, konferencji, warsztatów, itp.) komunikację w języku angielskim i/lub polskim z różnymi dostawcami i usługodawcami (w większości pochodzącymi z Państwa Przyjmującego), którzy bezpośrednio dostarczają usługi i towary na potrzeby wydarzeń.
i. Zgodnie z poleceniem TFC SSSX 0010, działanie w charakterze Zastępcy Upoważnionego Operatora Centralnego Zautomatyzowanego Systemu Finansowego NATO (CNAFS) na rzecz HSD.
j. Zapewnienie HSD wsparcie administracyjnego na rzecz HSD w indywidualnych przypadkach.
k. Zgodnie z poleceniami TFC SSSX 0010, wsparcie personelu JFTC i gości JFTC w zakresie administracji i usług TES.
l. Zgodnie z poleceniami TFX SSSX 0010, wsparcie w zakresie wytycznych dla personelu pomocniczego skierowanego przez JFTC SU. Ściśle współpracuje z lokalnymi operatorami lotniczymi, właścicielami hoteli, organami bezpieczeństwa i przewoźnikami, a ponadto, koordynuje działania z personelem i służbami Państwa Przyjmującego.

Ponadto Pracownik może zostać zobowiązany do wykonywania innych zadań (w szczególności, Pracownik może zostać powołany na członka grup roboczych, doraźnych zespołów projektowych itp.), co pozostaje bez wpływu na wykonywanie rutynowych obowiązków, wymienionych w niniejszym opisie stanowiska.

Pierwsza umowa na okres próbny, kolejna na czas określony nastepnie na czas nieokreślony.

Miejsce pracy:
Szubińska 2, 85-915 Bydgoszcz, powiat: m. Bydgoszcz, woj: kujawsko-pomorskie

Pracodawca:
Joint Force Training Centre ( CENTRUM SZKOLENIA SIŁ POŁĄCZONYCH ORGANIZACJI TRAKTATU PÓŁNOCNOATLANTYCKIEGO NA TERYTORIUM RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ )

Liczba godzin pracy w tygodniu:
40

Wymagania konieczne:

• wykształcenie: średnie ogólnokształcące
• angielski, w mowie - C1 - zaawansowany, w piśmie - C1 - zaawansowany
• Wymagania szczególne Od personelu oczekuje się postępowania zgodnego z aktualnym Kodeksem Postępowania NATO uzgodnionym przez Radę Północnoatlantycką (NAC), a tym samym wykazywania się podstawowymi wartościami, jakimi są uczciwość, bezstronność, lojalność, odpowiedzialność i profesjonalizm. Pracownik może zostać zobowiązany do udziału w wewnętrznych szkoleniach organizowanych przez JFTC w miejscu świadczenia pracy, aby dysponował aktualną wiedzą i umiejętnościami z zakresu administracji, bezpieczeństwa i aplikacji komputerowych. Wspomniane szkolenia JFTC zapewni przy użyciu istniejących systemów informatycznych. Praca będzie świadczona w JFTC w środowisku biurowym. W wyjątkowych okolicznościach pracownik może być zobowiązany do wykonywania swoich obowiązków poza standardowymi godzinami pracy. Takie zdarzenia będą zgłaszane z wyprzedzeniem i z zastrzeżeniem wszelkich ograniczeń określonych w dyrektywie JFTC LWR. *Kwalifikacje niezbędne a. Doświadczenie (1) Co najmniej 2-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie wsparcia wykonawczego i/lub w dziedzinie wojskowości. (2) Udokumentowane kompetencje w zakresie obsługi pakietu Microsoft Office, systemów/oprogramowania do gromadzenia danych dot. planowanych wydarzeń oraz systemu zarządzania informacjami typu SharePoint. b. Wykształcenie/szkolenia: (1) Potwierdzone kwalifikacje w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem, administracji publicznej lub zarządzania. c. Języki obce Angielski SLP 3322 - (słuchanie, mówienie, czytanie i pisanie) UWAGA: Praca zarówno ustna jak i pisemna na tym stanowisku oraz w całej jednostce odbywa się głównie w języku angielskim. *Kwalifikacje pożądane a. Doświadczenie (1) Doświadczenie w pracy na rzecz NATO lub krajowego dowództwa wojskowego. (2) Doświadczenie w transporcie i zarządzaniu dużą liczbą osób (ponad 500 osób). (3) Praktyczna znajomość procedur postępowania z dokumentami, bezpieczeństwa osobistego i fizycznego. b. Języki obce Polski SLP 3322 (słuchanie, mówienie, czytanie i pisanie) *Profil pracownika (1) Umiejętności interpersonalne i komunikacja werbalna/pisemna na wysokim poziomie, dbałość o szczegóły. (2) Przejawia inicjatywę w planowaniu z wyprzedzeniem, a także potrafi rozwiązywać problemy, które pojawiają się w trakcie codziennego wykonywania obowiązków. Powyższe obejmuje harmonizację planu dnia, dopracowywanie szczegółów związanych z zarządzaniem wydarzeniami, a także rozwiązywanie problemów ze sprzętem biurowym i sprzętem wykorzystywanym w czasie wydarzeń. (3) Potrafi dostosować się do zmiennego trybu pracy i pracować w zespole; jest w stanie szybko reagować na pojawiające się w ostatniej chwili zmiany w zaplanowanych wydarzeniach. NATO UNCLASSIFIED NATO UNCLASSIFIED (4) Musi być w stanie dobrze pracować pod presją i prezentować postawę proaktywną. (5) Dysponuje wyjątkowymi umiejętnościami interpersonalnymi zarówno w języku angielskim, jak i polskim, a takt, dojrzałość i wrażliwość pozwalają mu swobodnie zajmować się oficjelami wysokiego szczebla i dużą liczbą personelu wojskowego w środowisku wielonarodowym i wielokulturowym.

Inne wymagania:
Wymagania szczególne Od personelu oczekuje się postępowania zgodnego z aktualnym Kodeksem Postępowania NATO uzgodnionym przez Radę Północnoatlantycką (NAC), a tym samym wykazywania się podstawowymi wartościami, jakimi są uczciwość, bezstronność, lojalność, odpowiedzialność i profesjonalizm. Pracownik może zostać zobowiązany do udziału w wewnętrznych szkoleniach organizowanych przez JFTC w miejscu świadczenia pracy, aby dysponował aktualną wiedzą i umiejętnościami z zakresu administracji, bezpieczeństwa i aplikacji komputerowych. Wspomniane szkolenia JFTC zapewni przy użyciu istniejących systemów informatycznych. Praca będzie świadczona w JFTC w środowisku biurowym. W wyjątkowych okolicznościach pracownik może być zobowiązany do wykonywania swoich obowiązków poza standardowymi godzinami pracy. Takie zdarzenia będą zgłaszane z wyprzedzeniem i z zastrzeżeniem wszelkich ograniczeń określonych w dyrektywie JFTC LWR. *Kwalifikacje niezbędne a. Doświadczenie (1) Co najmniej 2-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie wsparcia wykonawczego i/lub w dziedzinie wojskowości. (2) Udokumentowane kompetencje w zakresie obsługi pakietu Microsoft Office, systemów/oprogramowania do gromadzenia danych dot. planowanych wydarzeń oraz systemu zarządzania informacjami typu SharePoint. b. Wykształcenie/szkolenia: (1) Potwierdzone kwalifikacje w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem, administracji publicznej lub zarządzania. c. Języki obce Angielski SLP 3322 - (słuchanie, mówienie, czytanie i pisanie) UWAGA: Praca zarówno ustna jak i pisemna na tym stanowisku oraz w całej jednostce odbywa się głównie w języku angielskim. *Kwalifikacje pożądane a. Doświadczenie (1) Doświadczenie w pracy na rzecz NATO lub krajowego dowództwa wojskowego. (2) Doświadczenie w transporcie i zarządzaniu dużą liczbą osób (ponad 500 osób). (3) Praktyczna znajomość procedur postępowania z dokumentami, bezpieczeństwa osobistego i fizycznego. b. Języki obce Polski SLP 3322 (słuchanie, mówienie, czytanie i pisanie) *Profil pracownika (1) Umiejętności interpersonalne i komunikacja werbalna/pisemna na wysokim poziomie, dbałość o szczegóły. (2) Przejawia inicjatywę w planowaniu z wyprzedzeniem, a także potrafi rozwiązywać problemy, które pojawiają się w trakcie codziennego wykonywania obowiązków. Powyższe obejmuje harmonizację planu dnia, dopracowywanie szczegółów związanych z zarządzaniem wydarzeniami, a także rozwiązywanie problemów ze sprzętem biurowym i sprzętem wykorzystywanym w czasie wydarzeń. (3) Potrafi dostosować się do zmiennego trybu pracy i pracować w zespole; jest w stanie szybko reagować na pojawiające się w ostatniej chwili zmiany w zaplanowanych wydarzeniach. NATO UNCLASSIFIED NATO UNCLASSIFIED (4) Musi być w stanie dobrze pracować pod presją i prezentować postawę proaktywną. (5) Dysponuje wyjątkowymi umiejętnościami interpersonalnymi zarówno w języku angielskim, jak i polskim, a takt, dojrzałość i wrażliwość pozwalają mu swobodnie zajmować się oficjelami wysokiego szczebla i dużą liczbą personelu wojskowego w środowisku wielonarodowym i wielokulturowym.

Sposób aplikowania:
za pośrednictwem urzędu

Osoba do kontaktu:
PUP w Bydgoszczy

Nr telefonu:
0000000

Wymagane dokumenty:
e-mail: [email protected] Dokumenty do pobrania: 1. Vacancy Notice Training Event Support Specialist (po angielsku) 2. Opis Stanowiska (po polsku) 3. Post Requirements Form (po angielsku) 4. Working Conditions / Warunki Zatrudnienia (po polsku) OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH 1. Administratorem Państwa danych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Centrum Szkolenia Sił Połączonych (Joint Force Training Centrę - JFTC), utworzone przez Radę Północnoatlantycką i posiadające status pracodawcy na mocy Protokołu w sprawie Statusu Międzynarodowych Dowództw Wojskowych (1952) i działające z upoważnienia delegowanego przez Kwaterę Główną Naczelnego Dowódcy Sił Sojuszniczych ds. Transformacji (HQ SACT). JFTC mieści się w Bydgoszczy 85-915, ul. Szubińska 2, posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 1020001664 i jest reprezentowany przez Dowódcę JFTC. JFTC, jako pracodawca, stosuje Politykę Ochrony Danych Osobowych NATO i Dyrektywę ACT 40-13 jako jedyny obowiązujący pakiet standardów i procedur pozyskiwania, przetwarzania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych, zamiast krajowych i międzynarodowych standardów ochrony danych. 2. Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. JFTC, jako pracodawca, jest uprawniony do żądania od kandydata podania następujących danych osobowych, o których mowa w art. 221 Kodeksu pracy: (1) Imię (imiona) i nazwisko. (2) Data urodzenia. (3) Dane kontaktowe i adres. (4) Kwalifikacje zawodowe (jeżeli są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku). (5) Wykształcenie (jeśli jest niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku). (6) Dotychczasowy przebieg kariery (jeśli jest niezbędny do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku). Podanie przez Państwa innych danych jest dobrowolne. 3. Państwa dane zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacji. W przypadku wyrażonej przez Państwa zgody na wykorzystanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, państwa dane będą wykorzystane i przechowywane przez 12 miesięcy. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych znajduje się w Post Requirements Form. 4. Mają Państwo prawo do podejmowania następujących działań w zakresie swoich danych osobowych : (1) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymywania ich kopii. (2) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych. (3) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. (4) prawo do wniesienia skargi - procedura składania skarg określona została w dyrektywie JFTC 40-03 Standardy indywidualnego postępowania. 5. Dane osobowe są udostępniane JFTC w drodze oświadczenia osoby, której dane dotyczą (kandydata). JFTC może zażądać udokumentowania danych osobowych kandydata, o ile jest to konieczne do potwierdzenia tych danych.