SPECJALISTA / PODINSPEKTOR DS. ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ

Numer:
StPr/25/1300

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę na czas określony

Wynagrodzenie:
od 5 550 do 7 400 PLN
W zależności od kwalifikacji zawodowych kandydata - zgodnie z regulaminem wynagradzania pracowników

Zakres obowiązków:
Określanie kierunków rozwoju systemu informatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz proponowanie zmian i modyfikacji; koordynacja i kontrola wykonywania czynności kancelaryjnych przez pracowników Urzędu w systemie informatycznym, w tym czuwanie nad rozwojem możliwości prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych; wsparcie pracowników komórek organizacyjnych w procesie zmiany sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie z systemu tradycyjnego na elektroniczny;
prowadzenie szkoleń dla pracowników w zakresie prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych;
wykonywanie czynności archiwisty w module archiwalnym systemu informatycznego; przyjmowanie do archiwum zakładowego dokumentacji tradycyjnej i elektronicznej wytworzonej przez pracowników Urzędu, dokumentacji ze składu chronologicznego oraz dokumentacji elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, której zawartości nie skopiowano do systemu informatycznego; inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu; udostępnianie dokumentacji
przechowywanej w składzie chronologicznym oraz akt będących na stanie archiwum zakładowego;
nadzorowanie przestrzegania zasad w obszarze obsługi zbiorów zarchiwizowanych składów chronologicznych spraw procedowanych elektronicznie zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej; przygotowywanie materiałów archiwalnych, w tym dokumentacji w postaci elektronicznej, do przekazania oraz przekazanie do właściwego archiwum państwowego; tworzenie procedur i regulacji wewnętrznych w zakresie realizowanych zadań;
udział w doskonaleniu narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie dokumentacją;
udzielanie instruktażu pracownikom Urzędu w zakresie przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania w celu przyjęcia do Archiwum Zakładowego dokumentacji w sposób właściwy.
Czas pracy: pełny etat, godziny pracy: pn, śr, czw 07.30-15.30, wt 07.30-16.30, pt 07.30-14.30
Przewidywany termin rozpoczęcia pracy: wrzesień/październik 2025 r.
Wynagrodzenie od 5550 do 7400 zł brutto w zależności od kwalifikacji zawodowych kandydata i doświadczenia zawodowego - zgodnie z regulaminem wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego w Elblągu
Miejsce pracy: Departament Spraw Obywatelskich
w Urzędzie Miejskim w Elblągu

Miejsce pracy:
Łączności 1, 82-300 Elbląg, powiat: m. Elbląg, woj: warmińsko-mazurskie

Pracodawca:
Urząd Miejski w Elblągu

Liczba godzin pracy w tygodniu:
40

Wymagania konieczne:

• wykształcenie: średnie zawodowe
• Wymagania niezbędne: obywatelstwo polskie; wykształcenie wyższe lub średnie; co najmniej 3 lata stażu pracy przy wykształceniu średnim; doświadczenie w co najmniej jednym z poniższych obszarów: wsparcie użytkowników końcowych, wdrażanie systemów informatycznych, zarządzania systemami informatycznymi, przetwarzanie i analiza danych, automatyzacja procesów biurowych, posiadanie wiedzy na temat systemów klasy EZD; znajomość ustaw: o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, o samorządzie gminnym, o samorządzie powiatowym, o pracownikach samorządowych, Kodeks postępowania administracyjnego oraz znajomość rozporządzeń: w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, w sprawie profilu zaufanego i podpisu zaufanego; obsługa komputera - pakiet MS Office, w tym Outlook, Excel, Word; umiejętność tworzenia zestawień i wykresów w programie Microsoft Excel; umiejętność: tworzenia i redagowania pism/tekstów, stosowania w praktyce przepisów kancelaryjno-archiwalnych; samodzielna organizacja pracy, uprzejmość, komunikatywność, otwartość i gotowość do ciągłego pogłębiania wiedzy, obowiązkowość, zaangażowanie, umiejętność współpracy; niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub za umyślne przestępstwo skarbowe; zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych, nieposzlakowana opinia. Wymagania dodatkowe: kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia lub II stopnia lub gotowość podnoszenia kwalifikacji w tym zakresie; wykształcenie wyższe o specjalności archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją, lub informatyka; staż pracy w administracji publicznej. Więcej informacji o wymaganiach znajduje się w treści ogłoszenia o naborze na stronie internetowej BIP Urzędu Miejskiego w Elblągu.

Inne wymagania:
Wymagania niezbędne: obywatelstwo polskie; wykształcenie wyższe lub średnie; co najmniej 3 lata stażu pracy przy wykształceniu średnim; doświadczenie w co najmniej jednym z poniższych obszarów: wsparcie użytkowników końcowych, wdrażanie systemów informatycznych, zarządzania systemami informatycznymi, przetwarzanie i analiza danych, automatyzacja procesów biurowych, posiadanie wiedzy na temat systemów klasy EZD; znajomość ustaw: o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, o samorządzie gminnym, o samorządzie powiatowym, o pracownikach samorządowych, Kodeks postępowania administracyjnego oraz znajomość rozporządzeń: w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, w sprawie profilu zaufanego i podpisu zaufanego; obsługa komputera - pakiet MS Office, w tym Outlook, Excel, Word; umiejętność tworzenia zestawień i wykresów w programie Microsoft Excel; umiejętność: tworzenia i redagowania pism/tekstów, stosowania w praktyce przepisów kancelaryjno-archiwalnych; samodzielna organizacja pracy, uprzejmość, komunikatywność, otwartość i gotowość do ciągłego pogłębiania wiedzy, obowiązkowość, zaangażowanie, umiejętność współpracy; niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub za umyślne przestępstwo skarbowe; zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych, nieposzlakowana opinia. Wymagania dodatkowe: kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia lub II stopnia lub gotowość podnoszenia kwalifikacji w tym zakresie; wykształcenie wyższe o specjalności archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją, lub informatyka; staż pracy w administracji publicznej. Więcej informacji o wymaganiach znajduje się w treści ogłoszenia o naborze na stronie internetowej BIP Urzędu Miejskiego w Elblągu.

Sposób aplikowania:
bezpośrednio do pracodawcy

Osoba do kontaktu:
Marlena Balkiewicz

Wymagane dokumenty:
Życiorys (CV) - podpisany przez kandydata; kwestionariusz osobowy - dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie - podpisany przez kandydata dostępny w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Elblągu; kopie dokumentów poświadczających wykształcenie; kopie świadectw pracy lub zaświadczeń potwierdzających 3 letni staż pracy przy posiadanym wykształceniu średnim (należy potwierdzić okres początkowy i zamknięty zatrudnienia); doświadczenie wymagane w punkcie 2 należy poświadczyć np.: kopiami świadectw pracy lub zakresem czynności, lub kopiami umów cywilnoprawnych, lub zaświadczeniami o odbytych stażach, praktykach, wolontariacie, lub referencjami itp.- zawierającymi podpis i pieczęć pracodawcy, lub informacją z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; oświadczenie o niekaralności za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub za umyślne przestępstwo skarbowe oraz o zdolności do czynności prawnych oraz korzystania z pełni praw publicznych, nieposzlakowanej opinii, zgoda na przetwarzanie danych osobowych - podpisane przez kandydata - dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Elblągu; kandydat, który zamierza skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych, jest obowiązany do złożenia wraz z dokumentami kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność; kopie innych dodatkowych dokumentów o posiadanych kwalifikacjach i umiejętnościach, uprawnieniach. Wymagane dokumenty należy składać w terminie do 10 września 2025 r. z następującą adnotacją: Nabór na stanowisko Specjalista/ Podinspektor ds. elektronicznego zarządzania dokumentacją w Departamencie Spraw Obywatelskich w Urzędzie Miejskim w Elblągu ul. Łączności 1, w terminie do dnia 10 września 2025 r. za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: Urząd Miejski w Elblągu, ul. Łączności 1, 82-300 Elbląg lub składać osobiście w siedzibie Urzędu Miejskiego w Elblągu, ul. Łączności 1 - parter sala nr 100, lub za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP). Więcej informacji o naborze znajduje się na stronie internetowej BIP Urzędu Miejskiego w Elblągu

Sposób przekazania dokumentów:
Preferowane formy kontaktu: osobiście, poczta, inny - lub za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP), Termin: Nabór do 10.09.2025r.