SPECJALISTA/ SPECJALISTKA DS. ADMINISTRACYJNYCH W DZIALE ADMINISTRACYJNO-GOSPODARCZYM

Numer:
StPr/26/1220

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę na czas określony

Wynagrodzenie:
od 6 000 do 6 500 PLN
Umowa na czas określony z perspektywą umowy stałej. Stabilne zatrudnienie w renomowanej samorządowej instytucji kultury w ramach umowy o pracę. Możliwość rozwoju zawodowego między innymi poprzez udział w szkoleniach podnoszących kwalifikacje. Pracę w ścisłym centrum Olsztyna z dogodnym dostępem do komunikacji miejskiej. Możliwość współtworzenia nowoczesnej instytucji kultury będącej w trakcie realizacji projektu modernizacji i rozwoju. Pracę w przyjaznym i zaangażowanym zespole.

Zakres obowiązków:
- kompleksowa obsługa administracyjna sekretariatu oraz zapewnienie sprawnego funkcjonowania bieżących procesów organizacyjnych instytucji,
- prowadzenie korespondencji oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów i informacji,
- przygotowywanie pism, umów, zestawień, raportów i innych dokumentów związanych z bieżącą działalnością instytucji,
- organizacyjne wsparcie Dyrektora i Zastępcy dyrektora, w tym koordynowanie kalendarza spotkań oraz organizacja spotkań i wyjazdów służbowych,
- prowadzenie i porządkowanie dokumentacji oraz zapewnienie jej właściwego archiwizowania,
- realizacja zadań administracyjnych związanych ze współpracą z podmiotami zewnętrznymi, instytucjami i kontrahentami,
- udział w realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem Biuletynu Informacji Publicznej oraz elektronicznych systemów komunikacji i obiegu dokumentów,
- współpraca przy realizacji zadań z zakresu ochrony danych osobowych, kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem,
- udział w realizacji bieżących zadań organizacyjnych i administracyjnych instytucji,
zapewnienie sprawnej komunikacji z pracownikami, współpracownikami oraz podmiotami zewnętrznymi,
- prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi (ZP), w tym planowanie, aktualizacja oraz obsługa dokumentacji i systemów w zakresie zamówień publicznych,
- prowadzenie Centralnego Rejestru Umów (CRU) jednostki, w tym bieżąca ewidencja i aktualizacja danych dotyczących zawieranych umów.

Szczegóły oferty: https://planetarium.olsztyn.pl/oferty-pracy_
Godziny pracy: 7:00-15:00

Miejsce pracy:
ul. Piłsudskiego 38, 10-950 Olsztyn, powiat: m. Olsztyn, woj: warmińsko-mazurskie

Pracodawca:
Olsztyńskie Planetarium I Obserwatorium Astronomiczne

Liczba godzin pracy w tygodniu:
40

Wymagania konieczne:

• wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
• Wymagania konieczne: wykształcenie wyższe, mile widziane wykształcenie kierunkowe (m.in. związane z administracją, prawem), dobra znajomość języka angielskiego, doświadczenie w pracy administracyjnej, biurowej lub sekretarskiej, dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność samodzielnego ustalania priorytetów, umiejętność sprawnego redagowania pism, korespondencji i innych dokumentów, umiejętność pracy z dokumentacją oraz znajomość zasad prawidłowego obiegu dokumentów, dokładność, systematyczność i odpowiedzialność w realizacji powierzonych zadań, komunikatywność, wysoka kultura osobista oraz umiejętność współpracy z pracownikami i kadrą kierowniczą, umiejętność zachowania poufności i odpowiedzialnego postępowania z informacjami służbowymi. Wymagania dodatkowe: doświadczenie w pracy w instytucji kultury, administracji publicznej lub jednostce sektora finansów publicznych, znajomość zasad prowadzenia dokumentacji kancelaryjnej i archiwizacji dokumentów, znajomość elektronicznych systemów obiegu dokumentów oraz platform administracji publicznej, znajomość podstawowych zagadnień związanych z ochroną danych osobowych, doświadczenie w przygotowywaniu umów, zestawień, raportów lub dokumentacji administracyjnej.

Inne wymagania:
Wymagania konieczne: wykształcenie wyższe, mile widziane wykształcenie kierunkowe (m.in. związane z administracją, prawem), dobra znajomość języka angielskiego, doświadczenie w pracy administracyjnej, biurowej lub sekretarskiej, dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność samodzielnego ustalania priorytetów, umiejętność sprawnego redagowania pism, korespondencji i innych dokumentów, umiejętność pracy z dokumentacją oraz znajomość zasad prawidłowego obiegu dokumentów, dokładność, systematyczność i odpowiedzialność w realizacji powierzonych zadań, komunikatywność, wysoka kultura osobista oraz umiejętność współpracy z pracownikami i kadrą kierowniczą, umiejętność zachowania poufności i odpowiedzialnego postępowania z informacjami służbowymi. Wymagania dodatkowe: doświadczenie w pracy w instytucji kultury, administracji publicznej lub jednostce sektora finansów publicznych, znajomość zasad prowadzenia dokumentacji kancelaryjnej i archiwizacji dokumentów, znajomość elektronicznych systemów obiegu dokumentów oraz platform administracji publicznej, znajomość podstawowych zagadnień związanych z ochroną danych osobowych, doświadczenie w przygotowywaniu umów, zestawień, raportów lub dokumentacji administracyjnej.

Sposób aplikowania:
bezpośrednio do pracodawcy

Osoba do kontaktu:
Małgorzata Jusow

Nr telefonu:
89 6500423

E-mail:
[email protected]

Wymagane dokumenty:
1. CV 2. Oświadczenie o treści: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych Dz. Ustaw z 2018. Poz 1000, oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE RODO) 3. Oświadczenie o niekaralności Inne Informacje: 1. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne, złożone po terminie- nie będą rozpatrywane 2. Złożone dokumenty nie będą zwracane 3. Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej 4. Informujemy, że odpowiemy tylko n wybrane oferty, 5. Rekrutujemy zgodnie z wymogami Ustawy o ochronie małoletnich, 6. Wymagane dokumenty należy składać w wersji elektronicznej na adres: [email protected]; 7.Termin składania dokumentów upływa z dniem : 30.09.2026r.

Sposób przekazania dokumentów:
Preferowane formy kontaktu: telefon, e-mail