SPECJALISTA / SPECJALISTKA DS. SEKRETARIATU I OBSŁUGI KANCELARYJNEJ

Numer:
StPr/26/05689

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę na okres próbny

Wynagrodzenie:
od 6 500 PLN
Pracodawca oferuje: - Inspirujące środowisko pracy. - Udział w wyjątkowych projektach artystycznych, wystawach i innych działaniach programowych. - Możliwości rozwoju zawodowego i podnoszenia kompetencji. - Pracę w zespole tworzącym nowoczesną, otwartą i kreatywną instytucję kultury. - Miejsce pracy: Warszawa, Zachęta. - Rodzaj umowy: umowa o pracę, pełny etat, 3-miesięczny okres próbny, kolejna umowa na rok, docelowo możliwa jest umowa na czas nieokreślony. - Zaszeregowanie: Specjalista / Specjalistka - Wynagrodzenie: 6 500 PLN brutto miesięcznie wynagrodzenie zasadnicze (plus dodatek stażowy za wysługę lat od 5% do 20% w zależności od udokumentowanego stażu pracy, przyznawany od 5 lat stażu).

Zakres obowiązków:
1. Obsługa kancelaryjna i obieg dokumentów:
- Obsługa skrzynek poczty elektronicznej: [email protected] oraz [email protected].
- Przyjmowanie korespondencji i dokumentów wpływających do Zachęty, ich rejestrowanie oraz wprowadzanie do obowiązujących rejestrów i systemów wspierających obieg dokumentów.
- Przekazywanie dokumentów do dekretacji Dyrekcji oraz do właściwych komórek organizacyjnych zgodnie z dokonanymi dekretacjami.
- Koordynacja procesu podpisywania dokumentów przez Dyrekcję, obejmująca monitorowanie terminów i kompletności dokumentacji oraz przekazywanie podpisanych dokumentów do właściwych komórek organizacyjnych lub adresatów zgodnie z obowiązującymi procedurami.
- Obsługa korespondencji za pośrednictwem Poczty Polskiej, firm kurierskich, ePUAP oraz e-Doręczeń.
- Prowadzenie dokumentacji spraw oraz przygotowywanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi.
2. Obsługa sekretariatu Dyrekcji:
- Administracyjna obsługa kalendarzy Dyrektorki i Zastępcy Dyrektorki, w tym planowanie terminów, wprowadzanie zmian oraz koordynacja spotkań zgodnie z ustaleniami Dyrekcji.
- Organizacja spotkań Dyrekcji, w szczególności uzgadnianie terminów, rezerwacja sal, przygotowanie materiałów organizacyjnych oraz zapewnienie obsługi organizacyjnej spotkań.
- Organizacja, koordynacja i rozliczanie krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych Dyrekcji.
- Przyjmowanie gości Dyrekcji oraz zapewnienie organizacyjnej obsługi spotkań.
- Obsługa połączeń telefonicznych sekretariatu oraz udzielanie informacji zgodnie z kompetencjami.
- Kompletowanie i przekazywanie dokumentów oraz materiałów niezbędnych do realizacji spotkań i innych działań Dyrekcji.
- Współpraca z Executive Assistant Dyrektorki w zakresie realizacji ustaleń dotyczących organizacji pracy Dyrektorki, w szczególności planowania spotkań i podróży służbowych.
3. Pozostałe obowiązki:
- Współpraca z komórkami organizacyjnymi Zachęty w zakresie spraw kancelaryjnych i organizacyjnych.
- Udział w testowaniu, wdrażaniu i doskonaleniu systemów oraz narzędzi wspierających pracę sekretariatu, kancelarii i elektronicznego obiegu dokumentów.
- Dbanie o profesjonalną obsługę interesantów, gości oraz partnerów zewnętrznych, zgodnie ze standardami obowiązującymi w Zachęcie.
- Dbanie o estetyczny wygląd sekretariatu.
- Zaopatrywanie sekretariatu w materiały biurowe oraz monitorowanie bieżących potrzeb administracyjnych.
- Wykonywanie innych poleceń służbowych Dyrekcji oraz bezpośredniego przełożonego, pozostających w związku z zajmowanym stanowiskiem.


Miejsce pracy:
ul. Pl. Małachowskiego 3, 00-916 Warszawa, powiat: m.st. Warszawa, woj: mazowieckie

Pracodawca:
ZACHĘTA - NARODOWA GALERIA SZTUKI

Liczba godzin pracy w tygodniu:
40

Wymagania konieczne:

• wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
• zawód: Sekretarka
• angielski, w mowie - B1 - średnio zaawansowany, w piśmie - B1 - średnio zaawansowany
• Archiwizacja dokumentów oraz znajomość instrukcji kancelaryjnej, język angielski poziom dla średniozaawansowanych B1, komunikatywność i wysoka kultura osobista
• Wymagania: - wykształcenie wyższe (kierunek studiów nie jest kluczowy, cenimy różnorodne doświadczenia i kompetencje zdobyte w toku edukacji); - doświadczenie w pracy biurowej lub organizacyjnej oraz gotowość do rozwijania kompetencji w zakresie obsługi sekretariatu i kancelarii; - bardzo dobra organizacja pracy własnej, dokładność i dbałość o szczegóły; - umiejętność planowania zadań, ustalania priorytetów oraz monitorowania terminów; - swobodne posługiwanie się narzędziami biurowymi, systemami IT oraz gotowość do nauki nowych systemów wspierających pracę administracyjną; - bardzo dobra znajomość języka angielskiego, umożliwiająca swobodną komunikację w mowie i piśmie; - wysoka kultura osobista oraz umiejętność profesjonalnej komunikacji z pracownikami, gośćmi i partnerami zewnętrznymi; - odpowiedzialność, dyskrecja i umiejętność pracy z dokumentami wymagającymi zachowania poufności. Mile widziane: - doświadczenie w pracy z korespondencją, dokumentacją administracyjną lub elektronicznym obiegiem dokumentów; - znajomość podstawowych zasad organizacji pracy kancelarii lub sekretariatu; - doświadczenie w organizacji spotkań, podróży służbowych lub współpracy z kadrą zarządzającą; - doświadczenie zdobyte w instytucji kultury, administracji publicznej, organizacji pozarządowej lub innej organizacji o podobnym charakterze. Wyślij swoje CV na adres: [email protected], w tytule e-maila: Specjalista / Specjalistka ds. sekretariatu i obsługi kancelaryjnej Termin zgłoszeń: 23 lipca 2026 r.

Inne wymagania:
Wymagania: - wykształcenie wyższe (kierunek studiów nie jest kluczowy, cenimy różnorodne doświadczenia i kompetencje zdobyte w toku edukacji); - doświadczenie w pracy biurowej lub organizacyjnej oraz gotowość do rozwijania kompetencji w zakresie obsługi sekretariatu i kancelarii; - bardzo dobra organizacja pracy własnej, dokładność i dbałość o szczegóły; - umiejętność planowania zadań, ustalania priorytetów oraz monitorowania terminów; - swobodne posługiwanie się narzędziami biurowymi, systemami IT oraz gotowość do nauki nowych systemów wspierających pracę administracyjną; - bardzo dobra znajomość języka angielskiego, umożliwiająca swobodną komunikację w mowie i piśmie; - wysoka kultura osobista oraz umiejętność profesjonalnej komunikacji z pracownikami, gośćmi i partnerami zewnętrznymi; - odpowiedzialność, dyskrecja i umiejętność pracy z dokumentami wymagającymi zachowania poufności. Mile widziane: - doświadczenie w pracy z korespondencją, dokumentacją administracyjną lub elektronicznym obiegiem dokumentów; - znajomość podstawowych zasad organizacji pracy kancelarii lub sekretariatu; - doświadczenie w organizacji spotkań, podróży służbowych lub współpracy z kadrą zarządzającą; - doświadczenie zdobyte w instytucji kultury, administracji publicznej, organizacji pozarządowej lub innej organizacji o podobnym charakterze. Wyślij swoje CV na adres: [email protected], w tytule e-maila: Specjalista / Specjalistka ds. sekretariatu i obsługi kancelaryjnej Termin zgłoszeń: 23 lipca 2026 r.

Sposób aplikowania:
bezpośrednio do pracodawcy

Osoba do kontaktu:
Beata Śnieżek

E-mail:
[email protected]

Wymagane dokumenty:
CV

Sposób przekazania dokumentów:
Preferowane formy kontaktu: e-mail