STANOWISKO DS. OBSŁUGI KANCELARII OGÓLNEJ (SEKRETARIAT) (SE-II)

Numer:
StPr/25/0382

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę na czas określony

Wynagrodzenie:
od 4 666 PLN

Zakres obowiązków:
Do zakresu zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE-II) należy w szczególności:
1. prowadzenie sekretariatu zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej i niniejszym regulaminem;
2. sprawna i profesjonalna obsługa interesantów; przestrzeganie zasad uprzejmości i życzliwości w kontaktach z interesantami,
3. udzielanie wszechstronnej informacji i pomocy interesantom w sprawach dotyczących zadań realizowanych przez Urząd oraz obowiązujących w tym zakresie procedur;
4. przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich według właściwości do innych pracowników Urzędu;
5. przekazywanie niezwłocznie pilnej korespondencji Burmistrzowi, a w razie jego nieobecności Zastępcy Burmistrza, Sekretarzowi lub według właściwości innym pracownikom Urzędu;
6. współpraca z instytucjami i przedsiębiorstwami świadczącymi usługi pocztowe, potwierdzanie pod względem merytorycznym faktur za przesyłki pocztowe oraz inne zakupy na potrzeby sekretariatu;
7. organizacja i obsługa spotkań i narad organizowanych przez Burmistrza lub zastępcę Burmistrza;
8. przyjmowanie, sprawdzanie, ewidencjonowanie korespondencji kierowanej do Urzędu;
9. obsługa centrali telefonicznej, faksu, poczty elektronicznej;
10. odbiór i rozdysponowanie korespondencji przekazywanej elektronicznie, z platformy ePUAP i e-doręczeń,
11. organizowanie obiegu akt w urzędzie poprzez właściwe ich przyjmowanie, rejestrowanie, załatwianie i przechowywanie, wysyłanie, rozdział korespondencji i przesyłek,
12. wysyłanie korespondencji Urzędu;
13. prowadzenie rejestru kancelaryjnego;
14. dbanie o estetykę pomieszczenia sekretariatu i gabinetów;
15. prowadzenie prenumeraty prasy, czasopism i publikacji dla całego Urzędu;
16. zabezpieczenie rejestru pieczęci urzędowych, zamawianie pieczęci;
17. prowadzenie magazynu materiałów biurowych, kancelaryjnych oraz artykułów sanitarnych;
18. prowadzenie spraw związanych z zakupem odzieży ochronnej i środków ochrony osobistej i środków czystości;
19. prowadzenie:
a. książki kontroli zewnętrznych;
b. centralnego rejestru skarg i wniosków,
c. rejestru upoważnień i pełnomocnictw,
d. rejestru delegacji,
e. rejestru zarządzeń Burmistrza Miasta Uniejów,
20. wywieszanie w urzędzie pism otrzymanych do wywieszenia do publicznej wiadomości;
21. dokonywanie zamówień publicznych w zakresie powierzonych materiałów;
22. zastępowanie pracowników na stanowiskach: ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE) i ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE-I) w razie ich nieobecności;
23.wykonywanie innych zadań określonych w przepisach szczególnych oraz zadań powierzonych przez Burmistrza lub Sekretarza.

Miejsce pracy:
Bł. Bogumiła 13, 99-210 Uniejów, powiat: poddębicki, woj: łódzkie

Pracodawca:
Urząd Miasta w Uniejowie

Liczba godzin pracy w tygodniu:
40

Wymagania konieczne:

• wykształcenie: średnie zawodowe
• Wymagania niezbędne: a. obywatelstwo polskie, z zastrzeżeniem art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, b. posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych, c. wykształcenie co najmniej średnie, d. posiadanie kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na określonym stanowisku, e. brak prawomocnego wyroku sądu skazującego za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, f. nieposzlakowana opinia, g. posiadanie stanu zdrowia pozwalającego na zatrudnienie na określonym stanowisku; Wymagania dodatkowe: a. znajomość przepisów regulujących zagadnienia z zakresu funkcjonowania samorządu gminnego, o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ochrony danych osobowych, dostępu do informacji publicznej, o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami; ustawy o pracownikach samorządowych, kodeks postepowania administracyjnego, Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, b. preferowane doświadczenie w pracy na pokrewnym stanowisku lub praca w administracji samorządowej; c. znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym, d. obsługa komputera w zakresie pakietów biurowych, e. umiejętność pracy z wykorzystaniem programów do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów, f. znajomość struktury organizacyjnej i zadań Urzędu Miasta w Uniejowie i gminnych jednostek organizacyjnych, g. predyspozycje osobowościowe: wysoka kultura osobista, terminowość, obowiązkowość, systematyczność, umiejętność współpracy, rzetelność, dyspozycyjność, samodzielność i inicjatywa, bardzo dobra organizacja czasu pracy.

Inne wymagania:
Wymagania niezbędne: a. obywatelstwo polskie, z zastrzeżeniem art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, b. posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych, c. wykształcenie co najmniej średnie, d. posiadanie kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na określonym stanowisku, e. brak prawomocnego wyroku sądu skazującego za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, f. nieposzlakowana opinia, g. posiadanie stanu zdrowia pozwalającego na zatrudnienie na określonym stanowisku; Wymagania dodatkowe: a. znajomość przepisów regulujących zagadnienia z zakresu funkcjonowania samorządu gminnego, o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ochrony danych osobowych, dostępu do informacji publicznej, o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami; ustawy o pracownikach samorządowych, kodeks postepowania administracyjnego, Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, b. preferowane doświadczenie w pracy na pokrewnym stanowisku lub praca w administracji samorządowej; c. znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym, d. obsługa komputera w zakresie pakietów biurowych, e. umiejętność pracy z wykorzystaniem programów do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów, f. znajomość struktury organizacyjnej i zadań Urzędu Miasta w Uniejowie i gminnych jednostek organizacyjnych, g. predyspozycje osobowościowe: wysoka kultura osobista, terminowość, obowiązkowość, systematyczność, umiejętność współpracy, rzetelność, dyspozycyjność, samodzielność i inicjatywa, bardzo dobra organizacja czasu pracy.

Sposób aplikowania:
bezpośrednio do pracodawcy

Osoba do kontaktu:
Agnieszka Nowak

Wymagane dokumenty:
Wymagane dokumenty niezbędne a. kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie, b. oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych, c. oświadczenie, że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, d. oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego i nieposzlakowanej opinii, e. kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność jeśli kandydat chce skorzystać z uprawnień przewidzianych w art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. dodatkowe a. list motywacyjny, CV, b. kserokopie dokumentów dodatkowe kwalifikacje zawodowe (certyfikaty, uprawnienia, zaświadczenia o ukończeniu kursów i szkoleń, dyplomy itp.), Dokumenty aplikacyjne: CV oraz list motywacyjny winny być opatrzone klauzulą: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Ustawą z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U z 2018 r. poz. 1000 z późn. zm). Termin, sposób i miejsce składania dokumentów a. termin składania: do dnia 28 listopada 2025r., b. sposób składania dokumentów aplikacyjnych: w zamkniętej kopercie z podanym imieniem, nazwiskiem i adresem zwrotnym kandydata oraz z dopiskiem: Nabór podinspektor ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE-II) osobiście w godzinach pracy urzędu lub listownie na adres: Urząd Miasta w Uniejowie, ul. Bł. Bogumiła 13, 99-210 Uniejów, c. w przypadku złożenia przez kandydata dokumentów osobiście lub przesłania przez kandydata dokumentów pocztą za datę doręczenia do Urzędu uważa się datę otrzymania tych dokumentów przez Urząd (datę wpływu do Urzędu). Dokumenty doręczone po terminie składania nie są rozpatrywane i podlegają zwrotowi. Informacje dodatkowe a. kandydaci, którzy spełnili wymagania formalne i zakwalifikowali się do postępowania sprawdzającego zostaną powiadomieni indywidualnie przez pracownika ds. kadr o terminie, miejscu i czasie przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej, b. lista kandydatów, którzy spełnili wymagania formalne i zakwalifikowali się do postępowania sprawdzającego może zostać ogłoszona na tablicy informacyjnej w budynku Urzędu Miasta w Uniejowie oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta w Uniejowie c. dodatkowe informacje dotyczące naboru można uzyskać pod numerem telefonu: (063)28897-52.

Sposób przekazania dokumentów:
Preferowane formy kontaktu: osobiście, poczta