[Staż] POZOSTALI PRACOWNICY OBSŁUGI BIUROWEJ

Numer:
StPr/25/1175

Rodzaj umowy:
Nie dotyczy

Wynagrodzenie:
1 994,40 PLN

Zakres obowiązków:
Pomoc w codziennej, rzetelnej organizacji pracy:
1. W Oddziale ds. Legalizacji Zatrudnienia Cudzoziemców, Oddziału ds. Legalizacji Pobytu Cudzoziemców, Oddziału ds. Legalizacji Pobytu Cudzoziemców:
- przygotowanie, kompletowanie i sortowanie dokumentacji,
- pomoc przy prawidłowej archiwizacji dokumentacji wytwarzanej w oddziale,
- koordynacja obiegu dokumentacji, przygotowanie raportów,
- wsparcie administracyjne oraz pomoc w przyjmowaniu interesantów, w tym udzielanie informacji bezpośredniej,
- redagowanie prostych projektów pism i postanowień z zakresu zadań realizowanych w oddziale,
- udział w innych, bieżących projektach realizowanych w oddziale.
2. W Oddziale Paszportów w Gdańsku:
- opisywanie wniosków paszportowych,
- udzielanie informacji paszportowej,
- archiwizacja wniosków paszportowych,
- pomoc w czynnościach administracyjnych.
3. W Oddziale ds. Obywatelstwa i Egzekucji Administracyjnych:
- przygotowanie projektów pism i postanowień z zakresu zadań realizowanych w oddziale,
- przygotowanie, kompletowanie i sortowanie dokumentacji,
- pomoc przy prawidłowej archiwizacji dokumentacji wytwarzanej w oddziale,
- koordynacja obiegu dokumentacji, przygotowanie raportów,
- wsparcie administracyjne oraz pomoc w przyjmowaniu interesantów,
- udział w innych, bieżących projektach realizowanych w oddziale.
4. W Oddziale Koordynacji Świadczeń Rodzinnych i Wychowawczych:
- zapoznanie się z organizacją urzędu, wydziału oraz funkcjonowaniem administracji rządowej i samorządowej w ramach zadań związanych ze świadczeniami rodzinnymi i świadczeniami wychowawczymi,
- pomoc w pracach administracyjno-biurowych,
- archiwizacja dokumentacji wytworzonej w oddziale,
- rozdzielanie poczty przychodzącej oraz wysyłka korespondencji,
- przygotowanie, kompletowanie i sortowanie zawiadomień i postanowień,
- staranne kompletowanie dokumentacji prowadzonych spraw, w tym także sporządzanie metryki sprawy oraz przygotowanie dokumentacji do archiwizacji,
- koordynacja obiegu dokumentacji, przygotowywanie raportów,
- wczytywanie wniosków oraz formularzy unijnych złożonych w formie elektronicznej w systemie SYGNITY,
- wysyłka korespondencji elektronicznej w systemie SYGNITY do organów właściwych oraz wysyłka korespondencji w systemie EZD,
- rejestrowanie wniosków w systemie EZD oraz SYGNITY.
5. W Kancelarii Ogólnej:
- wsparcie administracyjnie oddziału, prace kancelaryjno-biurowe,
- przyjmowanie korespondencji zwykłej i rejestrowanej oraz wprowadzanie jej do systemu EZD, a także przygotowanie do rozdziału na poszczególne wydziały zgodnie z kompetencjami,
- pomoc przy archiwizacji dokumentów,
- pomoc w obsłudze interesantów zgłaszających się do Kancelarii Ogólnej.
6. W Oddziale Odszkodowań za Nieruchomości:
- obsługa urządzenia wielofunkcyjnego - drukowanie, kopiowanie, skanowanie dokumentów,
- obsługa komputera, w tym systemu EZD,
- przygotowywanie do wysyłki i wysyłka dokumentów,
- przygotowywanie projektów pism wytwarzanych w toku prowadzonego postępowania administracyjnego,
- analiza dokumentów wykorzystywanych przy prowadzeniu postępowań administracyjnych,
- analiza operatów szacunkowych pod względem formalnoprawnym,
- wyszukiwanie i analiza aktów prawnych, orzeczeń sądów administracyjnych, komentarzy do ustaw w systemie informacji prawnej SIP Legalis,
- wypożyczanie i zwrot dokumentacji archiwalnej,
- badanie ksiąg wieczystych prowadzonych dla nieruchomości objętych postępowaniami na portalu ms.gov.pl,
- obliczanie terminów administracyjnych
7. W Oddziale Orzecznictwa:
- obsługa urządzenia wielofunkcyjnego - drukowanie, kopiowanie, skanowanie dokumentów,
- obsługa komputera, w tym systemu EZD,
- przygotowywanie do wysyłki i wysyłka dokumentów,
- przygotowywanie projektów pism wytwarzanych w toku prowadzonego postępowania administracyjnego,
- analiza dokumentów wykorzystywanych przy prowadzeniu postępowań administracyjnych,
- wyszukiwanie i analiza aktów prawnych, orzeczeń sądów administracyjnych, komentarzy do ustaw, w systemie informacji prawnej SIP Legalis,
- wypożyczanie i zwrot dokumentacji archiwalnej,
- przygotowanie dokumentów do archiwizacji,
- badanie ksiąg wieczystych prowadzonych dla nieruchomości objętych postępowaniem na portalu ms.gov.pl,
- obliczanie terminów administracyjnych,
- przygotowywanie projektów zaświadczeń o prawomocności decyzj
8. W Oddziale ds. Obsługi Programu Maluch:
- wprowadzanie danych beneficjentów programów realizowanych ze środków KPO, FERS oraz BP i FP do systemów,
- weryfikacja oraz przygotowywanie dokumentów do umów,
- pomoc przy weryfikacji ofert oraz oświadczeń o przyjęciu dofinansowania z programów Aktywne Place Zabaw 2025 oraz Dzienny opiekun 2025,
- bezpośredni kontakt z beneficjentami,
- weryfikacja monitoringów oraz ostatecznych rozliczeń beneficjentów,
- weryfikacja okresu trwałości dla umów z programów Maluch+,
- przygotowanie dyspozycji płatności środków europejskich, środków z budżetu państwa oraz z KPO,
- prace biurowe i udział w innych, bieżących zadaniach realizowanych w oddziale.
9. W Oddziale Budownictwa Specjalnego:
- prace administracyjno-biurowe oraz udział w bieżących zadaniach realizowanych w oddziale,
- rozdzielanie poczty przychodzącej oraz wysyłka korespondencji,
- redagowanie prostych projektów pism i postanowień z zakresu zadań realizowanych w oddziale,
- pomoc przy obsłudze dokumentacji budowlanej (sprawdzanie elementów dokumentacji, stemplowanie dokumentacji),
- zapoznanie się dokumentacją budowlaną oraz dotyczącą planowania i zagospodarowania przestrzennego,
- przygotowanie, kompletowanie i sortowanie dokumentacji,
- pomoc przy prawidłowej archiwizacji dokumentacji wytworzonej w oddziale.
10. W Oddziale Ratownictwa Medycznego:
- przygotowywanie dokumentacji prowadzonej przez wydział do archiwizacji tj. zapisywanie metadanych plików, koszulek, spraw, rozwijanie skrótów w nazwach itp.,
- sporządzanie projektów opisów i notatek formalno-rachunkowych na dokumentach księgowych (fakturach, rachunkach itp.),
- prace biurowe i udział w innych, bieżących zadaniach realizowanych w oddziale.
11. W Oddziale Geodezji i Kartografii:
- obsługa kancelaryjno-biurowa Oddziału Geodezji i Kartografii,
- archiwizacja dokumentacji wytworzonej w Oddziale,
- przygotowanie zestawień statystycznych związanych z funkcjonowaniem oddziału,
- projektowanie pozamerytorycznych pism urzędowych związanych z funkcjonowaniem oddziału,
- projektowanie wniosków o szkolenia pracowników, zamawianie materiałów biurowych itp.,
- prace biurowe i udział w innych, bieżących zadaniach realizowanych w oddziale.
12. W Zespole ds. Orzekania o Niepełnosprawności:
- zapoznanie się z organizacją urzędu, wydziału oraz funkcjonowaniem administracji rządowej i samorządowej w ramach zadań Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności,
- wsparcie w pracach administracyjno-biurowych,
- pomoc w obsłudze sekretariatu Wojewódzkiego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawnościach,
- prowadzenie baz danych i rejestrów niezbędnych do pracy zespołu,
- przygotowanie korespondencji z Powiatowymi Zespołami do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności oraz z petentami zespołu,
- obsługa posiedzeń składów orzekających,
- prowadzenie statystyki w zakresie pracy zespołu,
- pomoc w archiwizacji dokumentów.
13. W Oddziale Rolnictwa i Środowiska:
- analizowanie dokumentacji, przygotowywanie pism oraz kontakt z klientami w sprawach związanych z utrzymaniem urządzeń melioracji wodnych w celu udzielenia spółkom wodnym dotacji z budżetu państwa na ich bieżącą działalność,
- prowadzenie spraw związanych z pomocą finansową dla gospodarstw rolnych i działów specjalnych produkcji rolnej, poszkodowanych zdarzeniami klęskowymi, występującymi na terenach wiejskich w województwie,
- udział w innych bieżących sprawach realizowanych w oddziale w zależności od aktualnych potrzeb tj. (wymagające kontaktu z klientem czy przygotowywania pism) w zakresie środowiska, rolnictwa, gospodarki wodnej i łowiectwa.
14. W Biurze Wojewody:
- przygotowywanie prostych pism urzędowych,
- kontakt z partnerami urzędu, organizacjami pozarządowymi, instytucjami,
- wsparcie przy organizacji konferencji, wydarzeń kulturalnych, spotkań itp.,
- przygotowywanie informacji prasowych pod nadzorem rzecznika prasowego,
- wykonywanie bieżących prac zleconych przez dyrektora biura wojewody.


Miejsce pracy:
Gdańsk, powiat: m. Gdańsk, woj: pomorskie

Pracodawca:
kontakt przez PUP

Liczba godzin pracy w tygodniu:
40

Wymagania konieczne:

• wykształcenie: średnie ogólnokształcące
• wykształcenie średnie lub wyższe, komunikatywność, umiejętność współpracy, wysoka kultura osobista, mile widziany język angielski na poziomie komunikatywnym.

Inne wymagania:
wykształcenie średnie lub wyższe, komunikatywność, umiejętność współpracy, wysoka kultura osobista, mile widziany język angielski na poziomie komunikatywnym.

Sposób aplikowania:
za pośrednictwem urzędu

Osoba do kontaktu:
Doradca klienta

Nr telefonu:
58 743 13 00

Wymagane dokumenty:
.