REFERENT/REFERENTKA DS. ADMINISTRACYJNYCH

Numer:
StPr/26/03929

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę na czas określony

Wynagrodzenie:
od 5 000 PLN
+ dodatek stażowy

Zakres obowiązków:
Do głównych zadań osoby zatrudnionej na tym stanowisku będzie należało:
- Stała współpraca z Dyrektorem Schroniska w zakresie funkcjonowania i pracy sekretariatu.
- Obsługa interesantów i gości.
- Obsługa korespondencji przychodzącej zewnętrznej i wewnętrznej, maili, faktur, wniosków, w tym pism i wystąpień oraz prowadzenie ich ewidencji poprzez prowadzenie dzienników pism przychodzących, wychodzących i rejestru faktur.
- Obsługa centrali telefonicznej poprzez odbieranie połączeń i kierowanie ich do właściwych adresatów, a także udzielanie informacji telefonicznych w zakresie obejmującym organizację pracy Schroniska.
- Prowadzenie kalendarza Dyrekcji.
- Prowadzenie ewidencji dokumentów poprzez prowadzenie dzienników korespondencyjnych.
- Prowadzenie teczek dot. kontroli, sprawozdawczości, etc. zgodnie z JRWA.
- Archiwizacja dokumentacji w zakresie prowadzonych spraw.
- Przygotowywanie rejestrów/raportów itp. dla sekretariatu i innych działów.
- Dokumentowanie spotkań, zebrań i narad z pracownikami i wolontariuszami organizowanymi przez Dyrektora Schroniska.
- Udział w zebraniach i szkoleniach organizowanych przez pracodawcę.
- Zaopatrywanie stanowisk pracy w artykuły biurowe.
- Realizacja zamówień we współpracy ze stanowiskiem magazynier / robotnik.
- Bezzwłoczne informowanie Dyrektora Schroniska o wszelkich kontaktach jednostek nadrzędnych i współpracujących, mediów a także wypadkach, kontrolach, inspekcjach oraz innych ważnych dla Dyrektora sprawach, np. spotkaniach, naradach, wywiadach i szkoleniach w tym także prowadzenie terminarza.
- Nadzór nad okresowymi przeglądami urządzeń w Schronisku.
- Prowadzenie rejestru i zbioru zarządzeń i decyzji jednostek nadrzędnych.
- Udział w innych zespołach realizacyjnych (min. Współpraca przy WDZ, Dzień Otwarty itp.).
- Koordynacja pracy społecznie użytecznej i pracy osób skierowanych celem odpracowania zadłużenia; współpraca z sądami lub innymi jednostkami, obsługa korespondencji, rejestracja osób skierowanych, sprawozdawczość.
- Zarządzanie dokumentacją osób odbywających praktyki w jednostce.
- Weryfikacja ilości posiłków regeneracyjnych w danym miesiącu w porozumieniu z firmą obsługując zamówienia.
- Koordynowanie kalendarza wyjazdów kierowców.

Miejsce pracy:
ul. Paluch 2, 02-147 Warszawa, powiat: m.st. Warszawa, woj: mazowieckie

Pracodawca:
SCHRONISKO NA PALUCHU IM. JANA LITYŃSKIEGO

Liczba godzin pracy w tygodniu:
40

Wymagania konieczne:

• wykształcenie: średnie ogólnokształcące
• zawód: Pracownik biurowy (wymagany staż - lata: 1)
• Wymagania konieczne: - wykształcenie średnie; - co najmniej 1 rok stażu pracy; - pełna zdolność do czynności prawnych; - korzystanie z pełni praw publicznych; - nieposzlakowana opinia; - niekaralność za przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego oraz przestępstwa skarbowe popełnione umyślnie. Wymagania pożądane: - wysokie kompetencje interpersonalne i umiejętność koordynacji działań; - bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność pracy w zespole; - kreatywność oraz umiejętność ustalania priorytetów; - otwartość na różnorodność i współpracę z osobami w różnym wieku i z różnych środowisk, empatia; - samodzielność i zaangażowanie; - odporność na stres, wysoka kultura osobista, terminowość i punktualność; - znajomość regulacji prawnych: ustawy o ochronie zwierząt, ustawy o ochronie przyrody, ustawy o ochronie zdrowia zwierząt oraz zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt, ustawie o ustroju m.st. Warszawy, Programu opieki nad zwierzętami bezdomnymi oraz zapobiegania bezdomności zwierząt na terenie m.st. Warszawy oraz Regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie m.st. Warszawy, Regulaminu Wolontariatu, Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, ustawy o ochronie danych osobowych, regulaminu Schroniska na Paluchu im. Jana Lityńskiego; - znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację. Wymagane dokumenty i oświadczenia: - podpisany kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (załącznik); - podpisane curriculum vitae z przebiegiem nauki i pracy zawodowej; - podpisany list motywacyjny; - kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie; - kserokopie dokumentów potwierdzających posiadanie niezbędnych kwalifikacji i uprawnień zawodowych; - kserokopie dokumentów potwierdzających wymagany staż pracy (świadectwa pracy, zaświadczenia z ZUS) dokumentujących wymagany staż pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu, zawierające okres zatrudnienia, w przypadku pozostawania w stosunku pracy; - kserokopie dokumentów potwierdzających posiadanie dodatkowych kwalifikacji; - w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego kserokopia dokumentu określonego w przepisach o służbie cywilnej potwierdzającego znajomość języka polskiego; - kserokopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku kandydata, który zamierza skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy z dn. 21.11.2008r. o pracownikach samorządowych; - podpisane oświadczenie o posiadanym obywatelstwie (załącznik); - podpisane oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych (załącznik); - podpisane oświadczenie o tym że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe (załącznik); - podpisane oświadczenie o posiadaniu nieposzlakowanej opinii (załącznik); - podpisana zgoda na przetwarzanie danych osobowych oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych (załącznik). Osoby zainteresowane prosimy o dostarczenie kompletu dokumentów w terminie do dnia 01 czerwca 2026 r. do godziny 16.00 (decyduje data wpływu): - pocztą lub osobiście na adres: Schronisko na Paluchu im. Jana Lityńskiego, ul. Paluch 2, 02-147 Warszawa z dopiskiem na kopercie: "oferta na stanowisko: Referent/Referentka ds. administracyjnych" - w postaci elektronicznej podpisane przez kandydata podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym (e-dowód). Poniżej opis składania dokumentów rekrutacyjnych w formie elektronicznej. Składanie dokumentów rekrutacyjnych w formie elektronicznej 1. W pierwszej kolejności należy opatrzyć własnym elektronicznym podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym (e-dowód) następujące dokumenty: - curriculum vitae z przebiegiem nauki i pracy zawodowej; - list motywacyjny; - oświadczenie o posiadanym obywatelstwie, pełnej zdolności do czynności prawnych, o korzystaniu z pełni praw publicznych, o tym że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, o posiadaniu nieposzlakowanej opinii; - zgoda na przetwarzanie danych osobowych oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych. 2. Podpisanie dokumentów podpisem zaufanym lub osobistym (e-dowód) odbywa się poprzez stronę: www.gov.pl. Dokumenty można podpisać każdy osobno lub w jednym pliku. Zalecany format przesyłanych plików: .pdf. Pozostałe dokumenty wymagane w ogłoszeniu rekrutacyjnym nie muszą być podpisane w opisany wyżej sposób. 3. Wysyłanie dokumentów rekrutacyjnych: wszystkie wymagane w ogłoszeniu dokumenty należy złożyć za pomocą platformy e-PUAP: www.epuap.gov.pl. Kandydat po zalogowaniu się na swój profil zaufany kolejno wybiera: - katalog spraw, - sprawy ogólne, - pisma do urzędu, - pismo ogólne do podmiotu publicznego, niebieski prostokąt - "załatw sprawę", - w okienku "wybierz urząd lub instytucję" należy wprowadzić: "Schronisko na Paluchu im. Jana Lityńskiego", - z listy "Rodzaj pisma" należy wybrać: "Inne pismo", w polu "Inny rodzaj pisma" wpisujemy "REKRUTACJA", wpisujemy "tytuł pisma": "oferta na stanowisko: Referent/Referentka ds. administracyjnych" w treści pisma jest możliwość wpisania dowolnego tekstu informującego o złożeniu dokumentów, - dołączamy wszystkie wymagane w ogłoszeniu dokumenty, - klikamy "Dalej", wybieramy "Podpisz, "Podpisz podpisem zaufanym", podpisujemy (dokumenty przesłana bez złożenia podpisu zostaną uznane za nieważne!), klikamy "wyślij", na górze strony pojawi się zielony napis informujący o wysłaniu pisma, Istnieje możliwość pobrania Urzędowego Potwierdzenia Przedłożenia (UPP), czyli potwierdzenia wysłania. Wybrany kandydat przed zawarciem umowy o pracę, zobowiązany jest przedłożyć do wglądu oryginały świadectw pracy, zaświadczeń i innych złożonych dokumentów. Pełna treść ogłoszenia: https://napaluchu.waw.pl/oferta-pracy/referent-referentka-ds-administracyjnych/

Inne wymagania:
Wymagania konieczne: - wykształcenie średnie; - co najmniej 1 rok stażu pracy; - pełna zdolność do czynności prawnych; - korzystanie z pełni praw publicznych; - nieposzlakowana opinia; - niekaralność za przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego oraz przestępstwa skarbowe popełnione umyślnie. Wymagania pożądane: - wysokie kompetencje interpersonalne i umiejętność koordynacji działań; - bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność pracy w zespole; - kreatywność oraz umiejętność ustalania priorytetów; - otwartość na różnorodność i współpracę z osobami w różnym wieku i z różnych środowisk, empatia; - samodzielność i zaangażowanie; - odporność na stres, wysoka kultura osobista, terminowość i punktualność; - znajomość regulacji prawnych: ustawy o ochronie zwierząt, ustawy o ochronie przyrody, ustawy o ochronie zdrowia zwierząt oraz zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt, ustawie o ustroju m.st. Warszawy, Programu opieki nad zwierzętami bezdomnymi oraz zapobiegania bezdomności zwierząt na terenie m.st. Warszawy oraz Regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie m.st. Warszawy, Regulaminu Wolontariatu, Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, ustawy o ochronie danych osobowych, regulaminu Schroniska na Paluchu im. Jana Lityńskiego; - znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację. Wymagane dokumenty i oświadczenia: - podpisany kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (załącznik); - podpisane curriculum vitae z przebiegiem nauki i pracy zawodowej; - podpisany list motywacyjny; - kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie; - kserokopie dokumentów potwierdzających posiadanie niezbędnych kwalifikacji i uprawnień zawodowych; - kserokopie dokumentów potwierdzających wymagany staż pracy (świadectwa pracy, zaświadczenia z ZUS) dokumentujących wymagany staż pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu, zawierające okres zatrudnienia, w przypadku pozostawania w stosunku pracy; - kserokopie dokumentów potwierdzających posiadanie dodatkowych kwalifikacji; - w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego kserokopia dokumentu określonego w przepisach o służbie cywilnej potwierdzającego znajomość języka polskiego; - kserokopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku kandydata, który zamierza skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy z dn. 21.11.2008r. o pracownikach samorządowych; - podpisane oświadczenie o posiadanym obywatelstwie (załącznik); - podpisane oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych (załącznik); - podpisane oświadczenie o tym że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe (załącznik); - podpisane oświadczenie o posiadaniu nieposzlakowanej opinii (załącznik); - podpisana zgoda na przetwarzanie danych osobowych oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych (załącznik). Osoby zainteresowane prosimy o dostarczenie kompletu dokumentów w terminie do dnia 01 czerwca 2026 r. do godziny 16.00 (decyduje data wpływu): - pocztą lub osobiście na adres: Schronisko na Paluchu im. Jana Lityńskiego, ul. Paluch 2, 02-147 Warszawa z dopiskiem na kopercie: "oferta na stanowisko: Referent/Referentka ds. administracyjnych" - w postaci elektronicznej podpisane przez kandydata podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym (e-dowód). Poniżej opis składania dokumentów rekrutacyjnych w formie elektronicznej. Składanie dokumentów rekrutacyjnych w formie elektronicznej 1. W pierwszej kolejności należy opatrzyć własnym elektronicznym podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym (e-dowód) następujące dokumenty: - curriculum vitae z przebiegiem nauki i pracy zawodowej; - list motywacyjny; - oświadczenie o posiadanym obywatelstwie, pełnej zdolności do czynności prawnych, o korzystaniu z pełni praw publicznych, o tym że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, o posiadaniu nieposzlakowanej opinii; - zgoda na przetwarzanie danych osobowych oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych. 2. Podpisanie dokumentów podpisem zaufanym lub osobistym (e-dowód) odbywa się poprzez stronę: www.gov.pl. Dokumenty można podpisać każdy osobno lub w jednym pliku. Zalecany format przesyłanych plików: .pdf. Pozostałe dokumenty wymagane w ogłoszeniu rekrutacyjnym nie muszą być podpisane w opisany wyżej sposób. 3. Wysyłanie dokumentów rekrutacyjnych: wszystkie wymagane w ogłoszeniu dokumenty należy złożyć za pomocą platformy e-PUAP: www.epuap.gov.pl. Kandydat po zalogowaniu się na swój profil zaufany kolejno wybiera: - katalog spraw, - sprawy ogólne, - pisma do urzędu, - pismo ogólne do podmiotu publicznego, niebieski prostokąt - "załatw sprawę", - w okienku "wybierz urząd lub instytucję" należy wprowadzić: "Schronisko na Paluchu im. Jana Lityńskiego", - z listy "Rodzaj pisma" należy wybrać: "Inne pismo", w polu "Inny rodzaj pisma" wpisujemy "REKRUTACJA", wpisujemy "tytuł pisma": "oferta na stanowisko: Referent/Referentka ds. administracyjnych" w treści pisma jest możliwość wpisania dowolnego tekstu informującego o złożeniu dokumentów, - dołączamy wszystkie wymagane w ogłoszeniu dokumenty, - klikamy "Dalej", wybieramy "Podpisz, "Podpisz podpisem zaufanym", podpisujemy (dokumenty przesłana bez złożenia podpisu zostaną uznane za nieważne!), klikamy "wyślij", na górze strony pojawi się zielony napis informujący o wysłaniu pisma, Istnieje możliwość pobrania Urzędowego Potwierdzenia Przedłożenia (UPP), czyli potwierdzenia wysłania. Wybrany kandydat przed zawarciem umowy o pracę, zobowiązany jest przedłożyć do wglądu oryginały świadectw pracy, zaświadczeń i innych złożonych dokumentów. Pełna treść ogłoszenia: https://napaluchu.waw.pl/oferta-pracy/referent-referentka-ds-administracyjnych/

Sposób aplikowania:
bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty:
- podpisany kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (załącznik); - podpisane curriculum vitae z przebiegiem nauki i pracy zawodowej; - podpisany list motywacyjny; - kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie; - kserokopie dokumentów potwierdzających posiadanie niezbędnych kwalifikacji i uprawnień zawodowych; - kserokopie dokumentów potwierdzających wymagany staż pracy (świadectwa pracy, zaświadczenia z ZUS) dokumentujących wymagany staż pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu, zawierające okres zatrudnienia, w przypadku pozostawania w stosunku pracy; - kserokopie dokumentów potwierdzających posiadanie dodatkowych kwalifikacji; - w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego kserokopia dokumentu określonego w przepisach o służbie cywilnej potwierdzającego znajomość języka polskiego; - kserokopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku kandydata, który zamierza skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy z dn. 21.11.2008r. o pracownikach samorządowych; - podpisane oświadczenie o posiadanym obywatelstwie (załącznik); - podpisane oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych (załącznik); - podpisane oświadczenie o tym że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe (załącznik); - podpisane oświadczenie o posiadaniu nieposzlakowanej opinii (załącznik); - podpisana zgoda na przetwarzanie danych osobowych oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych (załącznik).

Sposób przekazania dokumentów:
Preferowane formy kontaktu: osobiście, poczta, inny - w postaci elektronicznej podpisane przez kandydata podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym (e-dowód).